Stationäre Planung neu und verlässlich denken

Eine verlässliche Planung spielt in der stationären Langzeitpflege eine bedeutende Rolle und kann zur Reduzierung der Arbeitsbelastung, mehr Zeit in der Pflege sowie zu einer verbesserten Work-Life-Balance führen. Diese wohl wichtigsten Aspekte aus Sicht der Pflegemitarbeitenden führen somit auch zur Erhöhung der Zufriedenheit.

Eine verlässlichen Planung setzt dabei zum einen bei der Dienstplanung und zum anderen bei der konzeptionellen Arbeitsablauforganisation an.

Mehr Flexibilität und Klarheit in der Dienstplanung

Die Dienstplanung ist eines der wichtigsten Steuerungsinstrumente, um die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. Insbesondere in der Pflege, in der oft wechselnde Schichten, lange Arbeitsblöcke und kein verlässliches Frei den Arbeitsalltag erschweren. Diese über Jahre eingeschlichenen Gewohnheiten bieten einen sehr guten Ansatz, die Dienstplanung zu analysieren und zu optimieren. Aus Arbeitnehmersicht ist das Arbeiten an möglichst wenigen Tagen häufig das begehrteste Schichtmodell. Viele stationäre Einrichtungen lösen inzwischen die veralteten und starren Strukturen auf. Einige Einrichtungen führen dabei die 5-Tage- oder sogar 4-Tage-Woche ein, um die Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit zu stärken.

Ein weiteres Problem zeigt sich häufig in den grundsätzlichen Organisationstrukturen und -abläufen. Einerseits führt jeder Bereich einen Dienstplan, welcher die personellen Vorgaben und Qualifikationen für den Monat definiert. Andererseits besteht eine Pflegeprozessplanung mit Leistungsinhalten für die Bewohnerinnen und Bewohner. Allerdings mangelt es in den häufigsten Fällen an einer konzeptionellen Arbeitsablauforganisation, die beide Planungswelten verbindet. In viele Fällen bestehen pauschale Zuordnungen der Arbeit zu Mitarbeitenden, jedoch keine Planung bezüglich der notwendigen und der zur Verfügung stehenden Zeit für die Leistungserbringung. Die Einteilungen der Mitarbeitenden begrenzen sich meisten auf einen Flur oder Abschnitt des Wohnbereiches und führen dazu, dass die Arbeitsbelastung insbesondere bei den Pflegefachkräften enorm hoch ist. Vorbehaltsaufgaben sind nicht delegierbar und werden aufgrund der unzureichenden Einteilung erst am Ende des Dienstes unter Zeitdruck oder nach dem Dienst erledigt. Dies wiederrum bedeutet häufig einen Aufbau von Überstunden und eine Ansammlung an Frustration.

Mehr Transparenz durch stationäre Tourenplanung

Die Pflege ist ein sensibler Bereich, in dem eine optimale Arbeitsorganisation notwendig ist, um ein kompetenzorientiertes, effizientes und stressfreieres Arbeiten zu ermöglichen. Eine eindeutige Aufgabenteilung und klare Zuständigkeiten führen zur Reduzierung von Reibungspunkten, Minimierung von Missverständnissen, Verbesserung der Kommunikation sowie zur Förderung eines positiven Arbeitsklimas. Belastende Arbeitsspitzen können durch eine konzeptionelle Entzerrung der Tätigkeiten abflachen. Der bedeutendste Effekt einer Neustrukturierung ist die Gewinnung von Zeit und in der Folge eine steigende Pflegequalität für die Bewohnerinnen und Bewohner. Und deren Zufriedenheit hat automatisch eine positive Auswirkung auf die Arbeitszufriedenheit und das berufliche Selbstverständnis der Pflege.

Eine Form der verbesserten Arbeitsablauforganisation kann beispielsweise die stationäre Tourenplanung sein, die die Arbeit innerhalb eines Teams fair und entsprechend der Fachkompetenzen verteilt. Diese Art der Arbeitsablauforganisation ist nicht nur etwas für die ambulante Pflege, sondern bietet auch in der stationären Langzeitpflege die Chance, die Abläufe neu und verlässlich zu denken. Es erfolgt dabei eine bedarfsgerechte und individuelle Tourenplanung, orientiert am Bedarf der Bewohnerinnen und Bewohner sowie der Qualifikationen des Pflegepersonals.

Das Erarbeiten solcher Umstrukturierungsmaßnahmen sollte mit den Mitarbeitenden zusammen durchgeführt werden. Diese kennen die eigenen zeitlichen Belastungsspitzen und Ressourcen sowie die Bedürfnisse der Bewohnerinnen und Bewohner am besten. Die Gestaltung der eigenen Prozessabläufe führt zu einer höheren Identifikation mit dem eigenen Unternehmen und einer verbesserten Akzeptanz in der Umsetzung im Team.

Mehr Zufriedenheit durch bessere Planung

Eine gute, weil systematische und bedarfsorientierte Planung kann nicht nur dazu beitragen, nachhaltig die Arbeitsbedingungen sowie die Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf zu verbessern und damit Mitarbeitende im Unternehmen zu halten. Sie zahlt auch auf die Arbeitgeberattraktivität ein und kann somit helfen, neue Mitarbeitende zu gewinnen.

Die stationären Pflegeeinrichtungen können sich gemäß § 8 Absatz 7 SGB XI diese Optimierung der Dienstplangestaltung sowie weitere Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf von den Pflegekassen fördern lassen. Die Höhe des Zuschusses beträgt bei einem zu leistenden Eigenanteil in gleicher Höhe pro Pflegeeinrichtung 7.500 Euro je Kalenderjahr. Weitere Informationen finden sich hier.

Die Autorin

Jennifer Bäcker ist Beraterin bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung. baecker(at)rosenbaum-nagy.de

Die rosenbaum nagy unternehmensberatung unterstützt die Veröffentlichung und Verbreitung dieses Beitrags.