Effizientes Qualitätsmanagement schafft Zeitgewinn

Fast jeder QM-Beauftragte im DRK kennt das: Aktualisierte Vorgaben und Verordnungen müssen den Mitarbeitenden umgehend bekannt gegeben werden. Dafür braucht es die Bestätigung der Kenntnisnahme eines jeden Einzelnen. Beim Deutschen Roten Kreuz Kreisverband Delmenhorst e.V. war das lange Zeit mit viel Aufwand für die QM-Beauftragte Conny Wefer verbunden: „Anfang Januar habe ich bis zu 30 Dokumente an die Mitarbeitenden verteilt, innerhalb einer Woche mussten sie diese zur Kenntnis nehmen, was wiederum von meiner Seite zu dokumentieren war. Das endete in einem mühseligen Hinterherlaufen und ständigem Nachhaken.“

Der Alltag von Conny Wefer und den DRK-Mitarbeitenden war von Papierfreigaben, physischen Ordnern und manuellen Abläufen bestimmt. Effizientere Prozesse mussten folglich her! Mit der Einführung von orgavision, dem vielfach in der Sozialwirtschaft eingesetzten Qualitätsmanagementsystem (QMS), gewinnen alle Beschäftigten im DRK Delmenhorst mehr Zeit fürs Wesentliche.

Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit: Zeitaufwendig!?

Fehlerquellen erkennen und vermeiden, Kundenwünsche kontinuierlich aufs Neue berücksichtigen und dadurch die Qualität der angebotenen Leistungen verbessern – diese Ziele verfolgt Qualitätsmanagement (QM) auch in der sozialen Arbeit. Damit verbunden sind immer mehr Vorgaben, Verordnungen, Normen und Gesetzesänderungen, deren Erfüllung soziale Einrichtungen herausfordert. Gerade die interne Kenntnisnahme von Dokumenten und die Auffrischung von Regelungen kosten Zeit, die im hektischen Tagesgeschäft nur schwer freizuschaufeln ist.

Der Kreisverband stieß auf eine Möglichkeit, bisherige Abläufe zu modernisieren und zu digitalisieren – mit der QM-Software von orgavision. „Nach einer kurzen Einarbeitung in die Software waren die Mitarbeiter-Benefits für mich offensichtlich“, erinnert sich Conny Wefer. Doppelte Dokumente sind im QM-System ausgeschlossen. Ein Rollen- und Rechtemanagement schützt Inhalte und ermöglicht gleichzeitig, dass Informationen effizient gelenkt werden. „Vor allem die einfache Bedienung und die schnelle Suche machen die Lösung zu einem wirklich nützlichen Tool für Kolleginnen und Kollegen“, so Conny Wefer.

„Alle Vorteile zusammengenommen, ergeben sie einen überwiegenden Mehrwert: Die administrative Arbeit für alle wird um ein Vielfaches leichter. Trotz der zahlreichen Vorzüge war uns bewusst: Wir können die Software nicht von heute auf morgen einführen. Für unsere Kolleginnen und Kollegen war das QM-System eine Neuheit. Zweifel, ob damit nicht noch mehr Aufwand auf sie zukommt, mussten zuerst Schritt für Schritt beseitigt werden“, erklärt die QM-Beauftragte. Deshalb sah das DRK Delmenhorst den Umstieg als einen Prozess an, um alle Mitarbeitenden langsam an die Softwarelösung heranzuführen. Den Beginn machte die Pflegeeinrichtung mit Formularen wie Bilanzierungsprotokollen, die über das QMS abrufbar waren.

Vorteile schaffen Akzeptanz

„Die Praxis hat gezeigt, dass der langsame Aufbau des QM-Systems als Alltagshelfer der einzig richtige Weg für uns war“, erinnert sich Conny Wefer. So überzeugten die Vorteile mit der Zeit und haben auf ganzer Linie für Akzeptanz gesorgt. Mit zunehmendem Vertrauen in die digitale Lösung erweiterten die Verantwortlichen die Funktionspalette und überführten mehr und mehr Arbeitsschritte in das QM-System. Heute kann sich das DRK Delmenhorst eine Arbeit ohne Software kaum mehr vorstellen. Denn unterm Strich steht ein erheblicher Zeitgewinn.  

Das zeigt sich auch mit Blick auf das Ausgangsproblem: Die jährlichen Freigaben und Kenntnisnahmen der Pflichtdokumente erfordern nur noch einen Bruchteil an Zeit. „Bequem kann ich heute alle Nachweise, ob zur Personalhygiene oder den Erste-Hilfe-Prozessen, anpassen und muss dann Anfang Januar nur noch aufs Knöpfchen drücken“, bestätigt Conny Wefer. Hinterherlaufen und Nachhaken entfallen, alles ist in orgavision dokumentiert und digital festgehalten. „Damit nicht genug: Mein persönliches QM-System-Highlight sind die externen Audits, die jetzt größtenteils remote ablaufen.“

Von der Überführung des Qualitätsmanagements in die Software orgavision profitiert das DRK Delmenhorst auf verschiedenen Ebenen: Die QM-Beauftragte hat ein ganzheitliches Werkzeug, um ihre Aufgaben zu organisieren. Der Kreisverband setzt auf Wissensmanagement. Mitarbeitende sparen Zeit durch optimierte Prozesse und können Kundinnen und Kunden dadurch noch mehr Aufmerksamkeit schenken.

Wie genau arbeitet das DRK Delmenhorst mit der QM-Software orgavision?

Wer sich im Detail anschauen möchte, wie orgavision die verschiedenen Aufgabenbereiche des DRK Delmenhorst – von QM über Wissensmanagement bis hin zur Formularverwaltung – zusammenbringt, der kann sich hier für das kostenlose Best Practice Webinar des DRK anmelden: https://ovisn.com/webinar-drk-delmenhorst

Conny Wefer zeigt, wie sie zeitaufwendige Aufgaben und Abläufe im QM verschlankt hat, gibt Einblicke in ihren Arbeitsalltag und ganz praktische Tipps zum Aufbau eines digitalen QM.

Die Autoren:

Conny Wefer ist QM-Beauftragte beim DRK Delmenhorst.
Johannes Woithon ist Geschäftsführer der orgavision GmbH.

Orgavision unterstützt die Veröffentlichung und Verbreitung dieses Beitrags.