Präsenzpflichten gestalten

Seit der Corona-Krise hat sich das Arbeitsumfeld für viele Arbeitnehmer verändert. In kürzester Zeit wurden 30 Prozent der Deutschen ins Homeoffice versetzt, altgediente Prozesse komplett neu aufgesetzt und die Arbeitsfähigkeit und Kollaboration über neue digitale Instrumente gesichert. Und das selbst in Organisationen, die dies vorher eher für herausfordernd bis undenkbar hielten.

Mittlerweile stellt sich jedoch eine neue Frage: Wie soll ‚normales‛ Arbeiten nach der Krise aussehen? Entscheider stehen in Folge dieses erzwungenen Wandels vor der Herausforderung, die richtigen strategischen und organisatorischen Weichen für die Zukunft zu stellen.

Arbeit neu organisieren

Jetzt ist das Management gefordert, neben Fragen zu Strategie und Finanzen auch die entscheidenden Fragen zu Arbeitsorganisation und Kommunikation zu beantworten:

• Wie soll es mit den Homeoffice-Regelungen weitergehen?

• Wann und mit welchem Reisemittel sollen Kunden besucht werden? Wann sind also Videokonferenzen persönlichen Besuchen oder Meetings vorzuziehen und wann nicht?

• Wie lassen sich die Beschäftigten, die sich vielleicht über viele Wochen und Monate nicht im Büro getroffen haben, bestmöglich wieder als Team zusammenführen und als solches zusammenhalten?

Jedes Unternehmen muss für sich individuell erarbeiten, wie das neue Arbeiten aussehen soll. Im Grunde geht es hier um den freiwilligen Change nach dem erzwungenen Change. Den meisten Entscheidern dürfte klar sein, dass nicht alle Veränderungen der letzten Monate rückgängig gemacht werden sollten oder können. Stattdessen sollten Sie nun für ihr Unternehmen gemeinsam im Team erarbeiten, welche Regelungen dauerhaft beibehalten werden, ohne das Gesamtunternehmen aus dem Blick zu verlieren.

Zwangs-Homeoffice hat Spuren hinterlassen

Rosenbaum Nagy hat sich bereits Anfang 2019 auf den Weg gemacht, das Unternehmen neu zu denken und zu gestalten. So sind starre Arbeitszeiten und -orte mit der Umstellung auf Microsoft Office 365, Cloud Computing, Videokonferenzen sowie die Computertelefonie im Grunde abgeschafft. Auch wenn dies wichtige Voraussetzungen dafür waren, die Herausforderungen für den Arbeitsalltag in der Krise zu meistern, kann es kein einfaches ‚Weiter so!‛ geben. So hat beispielsweise wochenlanges ‚Zwangs-Homeoffice‛ seine Spuren hinterlassen:

Wo es Beschäftigte gibt, die sich darüber freuen, wieder im Büro arbeiten zu können, gibt es gleichzeitig andere, die am liebsten dauerhaft im Homeoffice bleiben würden. Hier gilt es nun Regelungen zu finden, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden und die Individualinteressen mit den Unternehmensinteressen in Einklang zu bringen.

Checkliste Homeoffice

Dazu wurde den Mitarbeitenden eine Art Checkliste an die Hand gegeben, um die Entscheidung zu erleichtern, wann Arbeiten im Büro sinnvoll oder sogar notwendig scheint:

• Kundentermine, die ein persönliches Treffen erfordern

• Konzeptions- und Kreativitätsprozesse, für die die bestehenden räumlichen Möglichkeiten besser geeignet sind als die Instrumente im Rahmen einer Videokonferenz

• Interne Projektbesprechungen, die durch ein persönliches Treffen leichter zu gestalten sind

• Teamveranstaltungen, die bewusst als Präsenzveranstaltungen angelegt sind (etwa Teamtreffen)

• Arbeitsbedingungen zuhause, die ein konzentriertes und störungsfreies Arbeiten erschweren (etwa keine optimale Arbeitsmöglichkeit oder schlechtes Internet)

• Zu guter Letzt: Wenn die oder der Mitarbeitende das Gefühl hat, zuhause nicht so gut arbeiten zu können.

Davon unberührt bleibt die grundsätzliche Regelung bestehen, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend frei wählen dürfen, sofern betriebliche Interessen dem nicht entgegenstehen. Langfristig ist davon auszugehen, dass der Anteil der Homeofficetage in vielen Organisationen insgesamt steigen wird. Nicht zuletzt auch deswegen, weil hiermit natürlich auch eine höhere persönliche Flexibilität und weniger Rüstzeiten einhergehen.

Kunde entscheidet über Art des Termins

Veränderungen sind auch bei der Termingestaltung mit den Kunden zu erwarten. Der Verzicht auf manche Vor-Ort-Termine und damit die Reduktion von Reiseaufwand ist sicherlich etwas, was auch in der Zukunft erhalten bleiben wird – aber auch die Erkenntnis, dass Präsenzworkshops für Kreations- und Konzeptionsaufgaben ihre absolute Berechtigung haben.

Somit muss im Einzelfall gemeinsam mit dem Kunden entschieden werden, wann Kundenbesuche stattfinden und welches Reisemittel gewählt werden soll und wann eine Videokonferenz die zielführendere Wahl ist. Die Entscheidung obliegt hier am Ende dem Kunden. In Situationen, in denen nicht ganz klar ist, welches Setting für den Termin gewählt werden soll, reicht aber manchmal der dezente Hinweis auf die Kosten für den Kunden (Reisekosten) oder den Aufwand für den Berater (Reisezeit).

Diese Neugestaltung von Arbeitsorganisation und -kommunikation wird rosenbaum nagy genau wie alle anderen Unternehmen künftig weiter begleiten. Dabei ist die regelmäßige Evaluation von Lösungen und Festlegungen vor dem Hintergrund der sich stetig verändernden Umstände von besonderer Bedeutung.

Der Autor:

Dr. Michael Rosenbaum ist geschäftsführender Partner der Rosenbaum Nagy Unternehmensberatung.

rosenbaum@rosenbaum-nagy.de