Mit Teamchecks die Zusammenarbeit verbessern

Teams brauchen eine gemeinsame Basis, um optimal zusammenarbeiten zu können. Unklarheiten über Rollen, Aufgaben, Schnittstellen, Erwartungen und Regeln sind die größten Energie- und Zeitfresser in der Zusammenarbeit. Sie führen zu Konflikten, Machtkämpfen und stören die zwischenmenschlichen Beziehungen nachhaltig. Je weniger Ziele, Strategien und Regeln gemeinsam vereinbart wurden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Team nicht optimal zusammenarbeitet. Von Zeit zu Zeit ist es wichtig, einen Zwischenstopp einzulegen und die gemeinsame Zielrichtung und Zusammenarbeit in einem Teamcheck zu überprüfen.

Angst, die Büchse der Pandora zu öffnen

Es könnten Befürchtungen bestehen, dass man mit solchen Maßnahmen die Büchse der Pandora öffnet und überzogenen Erwartungen, die man dann nicht mehr kontrollieren kann, Tür und Tor öffnet. Wir können Sie beruhigen: Meist ist das Gegenteil der Fall. Wenn Schwierigkeiten in einem dafür vorgesehenen Rahmen besprochen werden können, ist ein Teil der Probleme schon dadurch gelöst, dass sie angesprochen werden durften. Für einen großen Teil der Themen findet man gemeinsam mit dem Team gute Lösungen und vielleicht gibt es einen kleinen Teil von Forderungen oder Ideen, bei denen Sie als Führungskraft nicht mitgehen können. Die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter akzeptieren ein Nein, wenn Sie Ihre Entscheidung transparent machen und begründen.

Wenn Sie Ihrer Mannschaft keinen Raum geben, sich über die Zusammenarbeit auszutauschen, ist das wie in einem Kochtopf, in dem das Wasser immer heißer wird: Das Wasser kocht irgendwann über. Konflikte, Unzufriedenheiten und Probleme häufen sich und suchen sich Wege an die Oberfläche: Flurfunk, geringe Arbeitsmotivation, erhöhte Fehlzeiten, Widerstände, Kündigungen und weitere sind die Folgen.

Machen Sie einen Teamcheck!

Ein Teamcheck ist ein Workshop, in dem die Teammitglieder über ihre Aufgaben, Ziele, Erwartungen und Herausforderungen sprechen und Feedback zur Zusammenarbeit geben. Wie bei allen Maßnahmen ist auch hier eine gute Diagnose notwendig, bevor über Lösungen nachgedacht werden kann.

Es gibt zwei große Themenbereiche, über die sich die Führungskräfte im Sinne einer Teamdiagnose immer wieder Gedanken machen müssen:

• Die Aufgabe an sich beziehungsweise deren Organisation: Was muss getan werden und wie muss es getan werden? Wie teilen wir die Aufgaben auf?
• Die gelebte Zusammenarbeit: Wie gehen wir miteinander um? Wie stehen wir zueinander?

Der nachfolgend beschriebene Teamcheck – auch für Führungsteams – ist eine gute Möglichkeit, die Leistung, die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden zu verbessern.

1. Klarheit schaffen: Aufgaben und Organisation

Anhand der folgenden sechs Aussagen können Sie beurteilen, ob die Arbeit in Ihrem Team gut organisiert ist. Bewerten Sie die einzelnen Aspekte auf einer Skala von 1 bis 10 (1=trifft überhaupt nicht zu bis 10=trifft voll und ganz zu). Dabei reicht jedoch nicht allein Ihre Einschätzung aus, vergessen Sie nicht, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu befragen! Aus Ihrer Sicht mag alles klar sein, aus der Sicht Ihrer Mitarbeitenden sieht es vielleicht ganz anders aus.

• Wir haben ein gemeinsames Ziel, das wir kennen und mit dem wir uns identifizieren.
• Bei uns werden außerordentliche Leistungen auch unter schwierigen Bedingungen erbracht.
• Jeder von uns fühlt sich für die eigene Arbeit verantwortlich und identifiziert sich damit.
• Jeder von uns fühlt sich für die Arbeit des Gesamtteams verantwortlich.
• Strukturen und Zuständigkeiten sind bei uns klar.
• Wir sind gut organisiert und arbeiten effektiv sowie effizient.

Wenn die Bewertungen zwischen 8 und 10 liegen, können Sie zufrieden sein. Sie müssen nicht perfekt sein, aber Sie haben eine gute Basis. Machen Sie weiter so! Je niedriger die Werte bei den einzelnen Themen sind, desto größer ist der Verbesserungsbedarf. Unklare Strukturen, Zuständigkeiten oder Aufgabenverteilungen führen unweigerlich zu Konflikten. Je unterschiedlicher die Einschätzungen von den Einzelnen zu den einzelnen Punkten sind, desto größer ist der Klärungsbedarf, woran sich das Team orientiert (wie beispielsweise bisherige Erfahrungen oder unterschiedliche Erwartungen). Aus diesen Ergebnissen lassen sich erste Ziele und   Themen für Veränderungen ableiten.

2. Zusammenarbeit verbessern – die weichen Themen

Nachdem die Themen der Arbeitsorganisation bewertet wurden, können die Themen der Zusammenarbeit mit den folgenden Aussagen – nach dem gleichen Verfahren – identifiziert werden:

• Unsere persönlichen Stärken ergänzen sich, da wir uns gegenseitig unterstützen.
• Wir nehmen Rücksicht aufeinander und gehen wertschätzend miteinander um.
• Bei uns herrscht ein vertrauensvolles Klima und wir können Schwierigkeiten offen besprechen.
• Bei der Besprechung von Fehlern und Schwächen vermeiden wir persönliche Attacken, um daraus lernen zu können.
• Der Informationsfluss und unsere Kommunikation funktionieren gut.
• Wir sind verbindlich in unseren Vereinbarungen.
• Wir schauen zuversichtlich in die Zukunft.

3. Diskutieren Sie die Ergebnisse und priorisieren Sie die Themen

Wenn Sie sich in Ihrer Teamdiagnose nur auf die Zusammenarbeit konzentrieren und die Arbeitsorganisation außer Acht lassen, können die Lösungsansätze zwar plausibel, aber nicht zielführend sein und Sie können die falschen Maßnahmen ergreifen. Die Folge sind endlose Teamentwicklungs-, Coaching- oder Supervisionsprozesse, die viel Zeit und Geld kosten und in denen immer wieder persönliche Befindlichkeiten thematisiert werden, ohne wirklich voranzukommen. Wenn Sie solche „never ending“- Prozesse haben, prüfen Sie, ob Sie mehr Klarheit in die Arbeitsorganisation bringen können und so den Stein der Problemlösung ins Rollen bringen. Wenn Ihnen einzelne wichtige Themen in den Fragen fehlen, ergänzen Sie die Fragen. Sie können die Umfrage anonym vor dem Workshop oder zu Beginn des Workshops durchführen. Diskutieren Sie die Ergebnisse und priorisieren Sie die Themen.

Je niedriger die Bewertungen bei den einzelnen Themen ausfallen, desto größer ist der Veränderungsbedarf in eine positive Richtung (Zufriedenheit). Je unterschiedlicher die Bewertungen unter Ihren Mitarbeitenden der bei den einzelnen Punkten ausfallen, desto größer ist der Klärungsbedarf, woran sich das Team orientiert (zum Beispiel Werte, Erwartungen). Aus diesen Ergebnissen lassen sich Ziele und Themen für die Bearbeitung ableiten. Es ist wichtig, die entstandenen Ideen zu priorisieren: Nicht alles ist gleich wichtig. Wahrscheinlich können nicht alle Ideen gleichzeitig umgesetzt werden.

4. Entwickeln Sie Lösungsideen

Im nächsten Schritt entwickeln Sie mit Ihrem Team Lösungsideen, um Ihren Veränderungsbedarf in den identifizierten Themenfeldern auf den Weg zu bringen Nach der Teamdiagnose geht es darum, gemeinsam mit Ihrem Team Lösungen zu finden, um die gewünschten Veränderungen anzustoßen. Dabei sollten Sie Ihre Mitarbeitenden möglichst viel einbeziehen. Denn je mehr sie sich an den Ideen beteiligen, desto mehr werden sie sich auch für die Umsetzung engagieren. Ihre Rolle als Leiter: in ist es, darauf zu achten, dass die Ideen zum organisationalen Rahmen passen.

5. Treffen Sie verbindliche Vereinbarungen

Der Teamcheck endet immer mit verbindlichen Vereinbarungen: Was wird von wem bis wann gemacht. Binden Sie möglichst viele Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Umsetzung ein. Werden keine Vereinbarungen getroffen, verpufft die Wirkung des Teamchecks sehr schnell.

Nach dem Teamcheck beginnt für die Teamleitung eine sehr wichtige Aufgabe: Die Einhaltung der Vereinbarungen und Maßnahmen zu kontrollieren, voranzutreiben, vorzuleben und einzufordern. Die Fortschritte können auch in Teamsitzungen kurz angesprochen werden. Das sendet das Signal, dass es nicht vergessen wurde. Ohne diese Kontrolle fallen viele schnell wieder in alte Verhaltensweisen zurück.

Was gibt es noch zu beachten?

Es gibt ein absolutes No-Go in diesem Prozess! Erst die Befragung durchführen und dann entscheiden, ob Sie die Ergebnisse nutzen oder nicht. Leider gibt es immer wieder Befragungen in Organisationen, bei denen anschließend überhaupt keine Rückmeldung und Bearbeitung der Ergebnisse erfolgt. Dadurch wird viel Glaubwürdigkeit und Offenheit zerstört und der Weg für zukünftige Veränderungsprozesse erschwert. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das einmal erlebt haben, glauben sie oft nicht mehr daran, dass sich jemand wirklich für ihr Feedback interessiert.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Moderation des Teamchecks. Trauen Sie sich als Führungskraft die Vorbereitung und Moderation zu? Prima! Oder befürchten Sie, sowohl moderieren als auch diskutieren zu müssen oder gar als Person kritisiert zu werden? Dann holen Sie sich am besten erfahrene Unterstützung aus dem Moderatorenpool Ihrer Organisation oder beauftragen Sie einen externen Moderator.

Trauen Sie sich!

Sie können in diesem Prozess nur gewinnen. Sie verbessern die Kommunikation Ihrer Mannschaft durch einen offenen und ehrlichen Austausch von Informationen und Feedback. Sie steigern die Produktivität, indem Sie Probleme frühzeitig erkennen und lösen. Das Ergebnis ist mehr Klarheit, Offenheit, Engagement und ein stärkerer Rückhalt Ihrer Mitarbeitenden. Und letztendlich ist es natürlich auch eine Wertschätzung dem eigenen Führungsteam gegenüber, wenn deren Meinung nicht nur abgefragt, sondern diese auch wichtiger Bestandteil der Weiterentwicklung ist.

Eszter Facsar ist Seniorberaterin bei der rosenbaum nagy unternehmenberatung GmbH
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Die rosenbaum nagy Unternehmensberatung unterstützt die Veröffentlichung und Verbreitung dieses Beitrags.