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Digitalisierung
Aktualisiert am 09.03.2022 - 07:55

Mit einer Software alles abgedeckt

Mitarbeitende der Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch © Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch e.V.

Das vielfältige Leistungsangebot in einer homogenen Softwarelandschaft abzubilden, war die große Herausforderung der Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch. Die Lösung: VIA-S, eine integrierte Komplettlösung für das Sozialwesen.

Die Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch ist eine Komplexeinrichtung, die heute 800 Mitarbeiter mit und ohne Behinderung beschäftigt. Die vielfältigen Angebote müssen von einer verlässlichen EDV gestützt werden. Standardisierte Lösungen konnten nicht alle benötigten Bereiche abdecken. Also mussten mehrere Lösungen eingesetzt werden. Die individuellen Anpassungen an den sozialen Sektor verschlangen viel Zeit und verursachten vor allem enorme Kosten. Schnittstellen zu weiteren Lösungen, die den sozialen Bereich abbilden konnten, mussten geschaffen und gepflegt werden. Die Wirtschaftlichkeit wurde schließlich infrage gestellt. Die Einrichtung setzte sich das Ziel, den organisatorischen Aufwand und die damit verbundenen Kosten zu minimieren. Die Suche nach einer integrierten Softwarelösung, die auf die Sozialwirtschaft abgestimmt ist und alle Anforderungen abdecken konnte, begann.

Suche nach einem vollumfänglichen ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) bedeutet, alle Ressourcen eines Unternehmens in einer vollumfänglichen Lösung zu verwalten, zu strukturieren und zu optimieren. Die grundsätzliche Anforderung der Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch lag vor allem darin, möglichst viele Felder und Fakultäten in einer Software zu finden, die auch noch leicht an das Sozialwesen angepasst werden konnte.

Es folgte ein umfangreiches Auswahlverfahren mit Benchmarks verschiedener Lösungen. Die Entscheidung fiel schließlich auf VIA-S. Das Verwaltungs-, Informations- und Abrechnungssystem bot das benötigte Gesamtpaket in einer Software. In der Einrichtung werden bis heute die Module Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Produktion und Abrechnung mit den Leistungsträgern eingesetzt. Die Erstellung und Konfiguration unterschiedlicher Schnittstellen, was mit hohen Entwicklungs- und Wartungskosten verbunden war, entfällt.

„In Summe bietet VIA-S für unsere Anforderungen die kompletteste Software an und ist in ihrer Konfiguration und auch im täglichen Betrieb nicht so aufwändig zu handhaben wie es bei einigen Marktbegleitern der Fall ist“, fasst Geschäftsführer Achim Feyhl zusammen.

Entlastung vor allem im Werkstattbereich

Am deutlichsten zeigte sich die Effizienz der neuen System-Architektur in der Auftragsbearbeitung und Materialwirtschaft. Die Handhabung der Stammdatenpflege mit der angeschlossenen Fertigungssteuerung ist für die Werkstatt für Menschen mit Behinderung (WfbM) gut und praktikabel.

Das System wird vorrangig für Urlaubsplanungen und die Verwaltung von Abwesenheiten genutzt, sodass die Fertigung optimal ausgelastet ist und somit bei der Bearbeitung der Aufträge besser planen kann. In der WfbM wird mit der Softwarelösung außerdem die Abrechnung der Essensausgabe im Kantinenbereich umgesetzt, womit auch dem Bundesteilhabegesetz (BTHG) Rechnung getragen wird.

Insgesamt weiß das Sozialunternehmen vor allem die Personenzentrierung in VIA-S zu schätzen. Die Klientenstammdaten bilden für die Einrichtung den zentralen ‚Point of Truth‘. Hier werden unter anderem Informationen über Verwandte, Behinderungsgrad oder weitere Kontaktpersonen gepflegt und verwaltet.

Weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung

Die Lebenshilfe-Einrichtung lebt die Digitalisierung bereits in vielen Bereichen. So wurde 2012 die Tochtergesellschaft ,integrierte Dienste‘ (iD) als Inklusionsunternehmen der Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch gegründet. Die Tochtergesellschaft ist unter anderem darauf spezialisiert, Einrichtungen der Sozialbranche im Bereich der Digitalisierung zu beraten und zu unterstützen.

Natürlich spielt die umfassende ERP-Lösung VIA-S eine zentrale Rolle. „Als Kunde sind wir so weit von den Vorteilen überzeugt, dass wir mit unserem Unternehmen iD sogar VIA-S Partner werden konnten und ebenfalls Vertriebs- und Beratungsdienstleistungen am System anbieten“, erklärt Michael Kolb, Senior-Berater bei iD. Die eigenen Erfahrungen nutzt das Unternehmen für praktische Beispiele, wie in einer durchgängigen Softwarelösung Workflows abgebildet werden können, um unnötige Prozesse oder Papierwirtschaft zu vermeiden.

Über die Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch

Die Lebenshilfe Offenburg-Oberkirch begleitet Menschen mit geistiger Behinderung in allen Aspekten des Lebens und macht so Teilhabe möglich: Von der Werkstatt bis zum allgemeinen Arbeitsmarkt, inklusive des weitläufigen Bereichs Freizeit, Wohnen und Pflege. Ziel ist es, dass Menschen mit Behinderung so selbstständig und selbstbestimmt wie möglich leben, in einer Gesellschaft für alle.

 

Informationen zum Entwickler der Lösung VIA-S:
DOBRICK + WAGNER SOFTWAREHOUSE GMBH
www.dobrick-wagner.com

Die DOBRICK + WAGNER SOFTWAREHOUSE GMBH unterstützt die Veröffentlichung und Verbreitung dieses Beitrags.

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