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Organisationsentwicklung
Aktualisiert am 19.01.2022 - 11:47

Zu viel Overhead

Prof. Dr. Mroß © Michael Mroß

Eine Studie der TH Köln hat den Aufbau von Ortsverbänden der AWO und Caritas untersucht. Die Struktur einiger Verbände hat Optimierungspotenzial, schreibt der Professor für Sozialmanagement Michael Mroß.

Über die internen Strukturen sozialwirtschaftlicher Organisationen liegen bislang nur geringe Kenntnisse vor. Untersuchungen zu diesem Themenfeld befassen sich in der Regel mit der Sozialwirtschaft als solche und weniger mit der Aufbauorganisation der konkreten Verbände vor Ort.

Anzahl der Organisationseinheiten

Im Rahmen einer Studie aus den Jahren 2020 und 2021 hat das Lehrgebiet Sozialwirtschaft der Technischen Hochschule Köln deshalb die Aufbaustrukturen von Ortsverbänden der AWO und Caritas untersucht. Wir wollen so den Kenntnisstand erhöhen und der sozialwirtschaftlichen Praxis einen Ansatzpunkt für Vergleiche anbieten. Die zentralen Ergebnisse unserer Studie: Die Anzahl der Organisationseinheiten je Verband variiert zum Teil stark, die Menge an Leitungsstellen hängt nicht immer mit der Verbandsgröße zusammen und Caritasverbände haben eine ausgewogenere Struktur. Der vorliegende Beitrag stellt exemplarische Ergebnisse der Studie vor, wobei auf eine wertende Beurteilung verzichtet wird.

Der Mittelwert für die Anzahl der in den Organigrammen einzeln ausgewiesenen Organisationseinheiten, wie zum Beispiel Fundraising, konkrete Hilfedienste oder Verwaltung, liegt für die AWO bei rund 39, für die Caritas bei etwa 42 Einheiten. Die Abweichungen nach oben und unten sind auffällig. Bei den AWO-Verbänden sind sie mit einer Standardabweichung von rund 29 sehr viel ausgeprägter als bei den Caritasverbänden mit rund 16.

Acht administrative Einheiten im Mittel

In den insgesamt ausgewiesenen Organisationeinheiten sind auch sogenannte Einheiten für Overhead enthalten, das heißt administrative Dienstbereiche ohne unmittelbaren Hilfebezug. Im Mittel weisen die Verbände etwa acht administrative Einheiten auf. Ein statistischer Zusammenhang zwischen der Anzahl von Overhead-Bereichen und der Größe der sozialwirtschaftlichen Organisation besteht bemerkens- und bedenkenswerterweise nicht. Naheliegend wäre die Annahme, dass größere Verbände auch grundsätzlich mehr Overhead aufweisen, was jedoch nicht durchgängig der Fall ist. Insbesondere für mittelgroße Verbände offenbaren sich hier Optimierungspotenziale.

Was den grundsätzlichen Organisationsaufbau betrifft, dominiert in der Sozialwirtschaft mit 79 Prozent deutlich die Objektorientierung oder die divisionale Organisation, bei der insbesondere nach Hilfebereichen auf der Abteilungsebene gegliedert wird. 17 Prozent der untersuchten Verbände sind als Matrixorganisationen aufgebaut, bei denen zum Beispiel einer Hilfedienstleistung ein administrativer Bereich auf gleicher Hierarchieebene zur Seite gestellt ist. Dieser Wert deutet darauf hin, dass die Verbände bestrebt sind, einen Zuwachs an Umweltkomplexität über eine entsprechende Binnenkomplexität abzufangen. Funktionale Organisationsformen, die nach Aufgaben wie zum Beispiel Beschaffung gegliedert sind, spielen mit drei Prozent nahezu keine Rolle.

Je Stelle ein Vorgesetzter

Bezüglich des bevorzugten Leitungs- oder Weisungssystems liegt mit 91 Prozent eine klare Präferenz für sogenannte Einliniensysteme vor. Hier existiert genau eine vorgesetzte Stelle, die einer nachgeordneten Stelle gegenüber weisungsberechtigt ist, nach dem Prinzip der Einheit der Auftragserteilung. Im Idealfall hat demnach jeder Beschäftigte einen einzigen Vorgesetzten. Abweichungen davon, zum Beispiel in Form einer Differenzierung nach fachlicher und disziplinarischer Vorgesetztenfunktion sind in den Organigrammen der Verbände regelmäßig nicht gekennzeichnet.

Sowohl AWO als auch Caritas weisen mehrheitlich eine Einzelspitze in ihren Organigrammen aus. Die Caritasverbände benennen zu 52,5 Prozent eine Einzelspitze, die AWO-Verbände gar zu 71,4 Prozent. Näher beieinander liegen hingegen die sogenannten Leitungsspannen. Die Leitungsspanne bezeichnet die Anzahl der Mitarbeitenden, die einer Führungsposition unmittelbar unterstellt sind. Ein Fokus der Studie lag auf der Leitungsspanne des Vorstandes und der Geschäftsführung. So wird zu einem großen Teil zugleich auch die Anzahl der Leitungsstellen auf der zweiten Hierarchieebene oder den Abteilungsleitungen beschrieben. Hinzu kommen sowohl allgemeine als auch spezielle Leitungshilfsstellen, wie Assistenten, Sekretariate und Stäbe. Insgesamt liegt die durchschnittliche Leitungsspanne bei fast neun, wobei sich nur ein bedenklich geringer Teil dieser unterschiedlichen Leitungsspannen mit der Verbandsgröße in Zusammenhang bringen lässt.

Abteilungsleitungen oft auch Einrichtungsleitungen

Ein weiteres Untersuchungsfeld stellen die einzelnen Fachabteilungen dar. Mit Abteilung werden Leitungsbereiche auf der zweiten Hierarchieebene bezeichnet, die der Vorstandsebene direkt unterstellt sind. Näher betrachtet steht die maximale Kontrollspanne der zweiten Hierarchieebene als Indikator für die größte Abteilung innerhalb eines Verbandes, gemessen an zugeordneten Diensten und Einrichtungen. Zu beachten ist, dass einige Abteilungsleitungen zugleich auch als Einrichtungsleitungen benannt werden. Der Mittelwert der maximalen Abteilungsgröße weist bei Caritas und AWO mit knapp unter neun Einheiten eine hohe Übereinstimmung auf, wobei die Spannweite im Bereich der AWO mit Ausreißern von über 50 Einheiten enorm ist. Die Struktur der Caritasverbände ist an dieser Stelle sehr viel ausgewogener. Mittelgroße Verbände weisen interessanterweise häufiger Abteilungsgrößen oberhalb des Mittelwertes aus als große Verbände.

Methodik und Datenquellen

Die Aufbaustruktur der Ortsverbände haben wir auf Basis der Organigramme untersucht. Die Daten basieren im Wesentlichen auf einer Internetrecherche der jeweiligen Homepages. Zur Interpretation der vorgestellten Ergebnisse ist zu berücksichtigen, dass deren Güte von der Aktualität und Realitätstreue der untersuchten Organigramme abhängig ist. Verbände, deren Homepage kein Organigramm zu entnehmen war, haben wir per Email und zum Teil zusätzlich telefonisch um Zusendung dieser Informationen gebeten.

Für die Caritas wurden ausschließlich Ortsverbände und keine Diözesanverbände berücksichtigt. Für Fälle, bei denen auf der örtlichen Ebene kein AWO-Verein existierte, haben wir auf den entsprechenden Kreisverband zurückgegriffen. Insgesamt sind in unserer Studie 164 Organigramme unterschiedlicher Größenordnung berücksichtigt. Die Organigramme wurden anhand von 30 Merkmalen erfasst, wie zum Beispiel Leitungsspannen und Abteilungsgrößen, und einer betriebswirtschaftlich-managementorientierten Beurteilung zugeführt. Dabei konnten einige Merkmale aus methodischen Gründen nicht bei allen Organigrammen erhoben werden. Für eine differenziertere Betrachtung wurde die Anzahl der gegen Entgelt beschäftigten Mitarbeitenden als Unterscheidungskategorie herangezogen, um etwaige Unterschiede ähnlich großer Verbände herausfiltern zu können.

Für die Einteilung der Verbände nach Größe diente die absolute Anzahl der hauptamtlich beschäftigten Mitarbeitenden, nicht die Vollzeitäquivalente. Andere denkbare Maßzahlen, wie etwa die Bilanzsumme oder Marktanteile spielten für die Zuordnung zu einer der Größenklassen keine Rolle. Ehrenamtlich oder im weitesten Sinne freiwillig Tätige wurden in der Untersuchung nicht berücksichtigt.

Aus beiden Verbänden flossen mehrheitlich eher größere Organisationen in die Untersuchung ein. Die Verteilungen innerhalb der beiden Verbände sind hinreichend vergleichbar (siehe Tabelle). Räumlich umfassen die untersuchten Verbände das gesamte Bundesgebiet, wobei rund 83 Prozent der Organisationen auf die Gebiete der Postleitzahlen drei bis sieben und neun entfallen, die zum größten Teil in West- und Süddeutschland liegen.  

Der Autor:

Michael Mroß ist Wirtschaftswissenschaftler, Autor und Professor für Sozialmanagement an der Technischen Hochschule Köln.

michael.mross(at)th-koeln.de

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