Richtig informieren
Interne und externe Kommunikation beeinflusst den Erfolg von Projekten. Was Projektleitende dabei beachten müssen, erklärt der Experte Christoph Graebel.
Projektkommunikation ist so vielfältig, wie die Projekte selbst. Jedes Projekt, in jedem Stadium kommuniziert mit seiner Umwelt und umgekehrt. Es gibt keine Nicht-Kommunikation.
Kommunizieren Sie nicht drauflos. Definieren Sie konkrete Kommunikationsziele. Denken Sie für die Zieldefinition in die Zukunft. Stellen Sie sich vor, wie das Projekt beim Erreichen von Meilensteinen da steht. Ziele könnten sein, dass die Öffentlichkeit das Projekt kennt, dass das Projekt positiv wahrgenommen wird oder auch, dass das Projekt reibungsarm umgesetzt wurde. Sie können auch mehrere Ziele für Ihre Projektkommunikation definieren. Jedes Kommunikationsziel hat seine besondere Zielgruppe, von denen sich einige überschneiden.
Denken Sie die Adressaten der Kommunikation von Anfang an als Projektbeteiligte mit. Gerade auch dann, wenn diese dem Projekt kritisch gegenüberstehen. Auch kritische Stakeholder haben Einfluss auf die öffentliche Wahrnehmung Ihres Projekts, auf das Erreichen Ihrer Kommunikationsziele.
Im besten Falle kommunizieren Sie immer dann, wenn Sie etwas zu sagen haben. Noch besser ist es, wenn dies regelmäßig geschieht. Am allerbesten ist es, wenn Sie regelmäßig aktiv etwas zu sagen haben und nicht nur auf Presseanfragen reaktiv antworten – so behalten Sie die Deutungshoheit.
Wenn Sie etwas zu sagen haben, sagen Sie es ehrlich. Verwechseln Sie Projektkommunikation nicht mit Projektmarketing. Projektmarketing ist Marketing, Projektkommunikation ist Kommunikation. Kommunikation befriedigt das Bedürfnis nach Information. Gehen Sie kritischen Fragestellungen nicht aus dem Weg.
Kommunizieren Sie aktiv mit den passenden Verantwortlichen. Insbesondere, wenn Sie wissen oder ahnen, dass es Stolpersteine im Projekt. Dies aktiv zu kommunizieren bedeutet, dass Sie das Projekt mit vielen Perspektiven im Blick haben und sehr gut einordnen können. Außerdem können Sie dann Unterstützung erhalten, die Stolpersteine zu begradigen.
Kommunizieren Sie adressatengerecht. Nehmen Sie dafür die Perspektive Ihrer Adressaten ein. Gestalten Sie Ihre Kommunikation so, dass die Adressaten Sie verstehen, das Projekt akzeptieren und eine Haltung zum Projekt einnehmen können. Im allerbesten Fall sind Ihre Adressaten Multiplikatoren Ihrer Projektkommunikation.
Sprechen Sie nicht nur, hören Sie auch zu. Meistens sprechen Sie mit Fachleuten, die frühzeitig Informationen und Wissen in Ihr Projekt einbringen können. Der andere Blick auf Ihr Projekt kann bereichernde und überraschende Erkenntnisse liefern.
Der Autor:
Christoph Graebel ist Experte für Projekt- und Baukommunikation bei Lots*, einer Gesellschaft für verändernde Kommunikation.
