Mehr Verlässlichkeit schaffen
Kein Holen aus dem Frei mehr: Wie dieser manchmal fromme Wunsch Realität werden kann und von welchen Faktoren dies abhängt, zeigt Berater Carsten Effert. Für Pflegeeinrichtungen gibt es sogar eine Förderung der Pflegekassen.
Ein gelungener Dienstplan ist immer nur eine Momentaufnahme, da er sowohl während seiner Entstehungszeit als auch für die Dauer seiner Gültigkeit naturgemäß vielen Veränderungen unterworfen ist. Aber man kann Einiges dafür tun, damit diese Momente möglichst lange anhalten. Im Kern geht es darum, mehr Verlässlichkeit, sprich: mehr Robustheit gegenüber diesen Veränderungen in die Dienstplanung zu bringen.
Dies hilft sowohl den Mitarbeitenden im Dienst als auch denen im Frei und damit auch der Dienstplanerin oder dem Dienstplaner. Zudem erhöht es die Mitarbeiterzufriedenheit und am Ende sogar die Arbeitgeberattraktivität, da die Vermeidung des unliebsamen und meist ungesteuerten Holen aus dem Frei in Zeiten des Personalmangels ein gewichtiges Argument sein kann.
Eine Verlässliche Dienstplanung resultiert nicht aus unabhängigen Einzelmaßnahmen, sondern basiert auf einem austarierten Gesamtsystem mit verschiedenen Einfluss- und Erfolgsfaktoren, die größtenteils zusammenhängen.
Bedarfs- und lebensphasenorientierte Schichtmodelle
Basis jeder guten Dienstplanung ist ein Grunddienstplan mit bedarfsgerechten Schichtmodellen. Neben der obligatorischen Orientierung an den Kundenbedarfen (konkreter Unterstützungsbedarf und genaue Leistungszeiten), die natürlich Kern des Leistungsgeschehens sind, müssen aber auch die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Blick genommen werden. Nicht zuletzt aufgrund des immer weiter zunehmenden Personalmangels sollten attraktive, weil lebensphasenorientierte Einsatzmöglichkeiten geboten werden. Auch wenn der Flexibilität im Hinblick auf Dienstbeginn, -ende und -dauer ebenso Grenzen gesetzt sind wie der Vermeidung von Wochenendarbeit, ist hier in der Regel Einiges möglich.
Bei der Umsetzung im Monatsdienstplan ist es dann von entscheidender Bedeutung, dass sich die Einsatzplanung an den verplanbaren Stunden pro Tag und nicht an den verfügbaren „Köpfen“ orientiert. Denn sonst läuft man Gefahr, dass zu viel Personal eingesetzt wird, wenn sich kein Mitarbeitender im Urlaub und Krankenstand befindet. Und dieses Personal fehlt dann, wenn tatsächlich jemand ausfällt. Für eine passgenaue Planung sind entsprechende Instrumente notwendig, die dem Dienstplaner die aktuell verplanbaren Stunden, aber auch den Überstunden- und Urlaubsstand anzeigen.
Abwesenheiten frühzeitig planen
Zumindest bei Urlaub und Fortbildungen handelt es sich um planbare Abwesenheiten. Wenn diese möglichst breit über das Jahr verteilt und frühzeitig bekannt sind, können sie bzw. der notwendige Ersatz langfristig geplant werden. Idealerweise sollte eine solche Abwesenheitsplanung ergänzt werden um eine weitergehende Planung von freien Tagen, bei der insbesondere auch Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden.
Herausfordernder ist dagegen der Umgang mit nicht planbaren Abwesenheiten, den krankheitsbedingten Ausfällen.
Problematisch sind dabei insbesondere die kurzfristigen Ausfälle, denn für diese bedarf es ebenso kurzfristig funktionierender Lösungen. Zu den wichtigsten Instrumenten im kurzfristigen Ausfallmanagement gehören zum Beispiel zusätzlich geplante Standby-Dienste, bei denen sich Mitarbeitende bereithalten und nach festzulegenden Spielregeln in den Dienst gerufen und vergütet werden. Ebenso gehören sogenannte Flexidienste dazu, bei denen die Dienstzeit von bereits im Dienst befindlichen Mitarbeitenden in einem zuvor definierten Rahmen verlängert wird. Voraussetzung für eine Umsetzung dieser Instrumente ist allerdings eine so eng am Bedarf geplanter Grunddienstplan, der noch einen zeitlichen Puffer für diese Reservedienste zulässt.
Schaffung ausreichend großer Dienstplaneinheiten
Ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein gelingendes Ausfallmanagement ist zudem die Schaffung der notwendigen strukturellen Voraussetzungen, wie z.B. die richtige Bemessung der Dienstplaneinheiten. Eine zu empfehlende Standardgröße gibt es allerdings nicht, da die angemessene Größe von zu vielen individuellen Gegebenheiten abhängt, u.a. den räumlichen Strukturen, Vorgaben der Leistungsträger etc. Klar ist jedoch: Je größer die Dienstplaneinheit ist, desto mehr Flexibilität bietet sie.
Zu den strukturellen Voraussetzungen zählt ebenfalls eine geeignete Dienstplansoftware. Noch immer finden sich in der Praxis ungeeignete Dienstplanprogramme sowie eine unzureichende Einbettung der Dienstplansoftware in ein IT-Gesamtsystem, das idealerweise Personalverwaltungs-, -planungs- und -steuerungselemente umfasst. Dabei erleichtert eine gute Software nicht nur der Dienstplanerin oder dem Dienstplaner die Arbeit, sondern hilft auch den Führungskräften dabei, den Überblick über die steuerungsrelevanten Parameter zu behalten. Gleichzeitig ist bei den etablierten Softwarenanbietern sichergestellt, dass arbeits- und auch viele tarifrechtliche Veränderungen zeitnah aufgenommen werden.
Viele kleinere und größere Anpassungen können die Dienstplanung verlässlicher und damit robuster gegenüber den erwartbaren kurzfristigen Veränderungen werden lassen. Sowohl ambulante als auch stationäre Pflegeeinrichtungen können sich gemäß § 8 Absatz 7 SGB XI diese Optimierung der Dienstplangestaltung sowie weitere Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf von den Pflegekassen fördern lassen. Die Höhe des Zuschusses beträgt bei einem zu leistenden Eigenanteil in gleicher Höhe pro Pflegeeinrichtung 7.500 Euro je Kalenderjahr. Weitere Informationen finden Sie hier.
Der Autor
Carsten Effert ist Geschäftsführender Partner und Geschäftsbereichsleiter Dienstplan- und Arbeitszeitmanagement bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung.
effert(at)rosenbaum-nagy.de
Die rosenbaum nagy unternehmensberatung unterstützt die Veröffentlichung und Verbreitung dieses Beitrags.
