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Digitale Transformation: Datenmanagement
Aktualisiert am 23.06.2022 - 09:42

"Eine strukturierte Analyse hilft bei wichtigen Entscheidungen."

Sozialunternehmen generieren Daten im Überfluss. Um diese effizient nutzen können, bedarf es eines zielgerichteten Datenmanagements, sagt Sven Buchholz von der Unternehmensberatung rosenbaum nagy.

Warum sind Daten für Unternehmen und Organisationen von so großer Bedeutung? 

In den letzten Jahren hört man an vielen Stellen die Aussage, Daten und Informationen seien das Öl des 21. Jahrhunderts. Auch wenn Daten eine ähnlich hohe wirtschaftliche Bedeutung haben, hinkt der Vergleich dennoch. Denn während die Menschheit täglich etwa 11 Milliarden Barrel Öl verbraucht, generiert sie im gleichen Zeitraum etwa 2 Millionen Terabyte neuer Daten – Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Zahlen, Tabellen und Texte. Nicht erst seit Corona und der damit einhergehenden forcierten Digitalisierung vieler Unternehmen ist ein exponentieller Zuwachs von Daten zu verzeichnen. Seit 2010 ist das globale Datenvolumen von 2 Zettabyte auf 97 Zettabyte im Jahr 2022 explodiert. Ein Zettabyte entspricht einer Milliarde Terabyte. Die Herausforderung ist also nicht etwa das Generieren oder Sammeln großer Datenmengen, sondern viel eher das strukturierte Management und die sinnvolle Auswertung dieser Datenflut – insbesondere für Organisationen. 

Warum sollten Unternehmen diese Daten auswerten? 

In Daten stecken wertvolle Informationen, die Führungskräfte bei wichtigen Entscheidungen unterstützen, aus denen sich verändernde Trends ablesen oder wichtige Handlungsbedarfe aufzeigen lassen. Aber dafür müssen sie diese Daten zunächst organisieren und auswerten. Datenanalyse und Datenprognosen sind nur dann sinnvoll und möglich, wenn die richtigen Daten vollumfänglich und zeitnah vorliegen. Doch gerade in der Sozialwirtschaft zeigt sich häufig noch eine andere Realität. Das beste von Künstlicher Intelligenz gestützte Analyse- und Vorhersagemodell nutzt wenig, wenn Organisation Daten aus unterschiedlichen Software-Lösungen nicht sinnvoll zusammenführen. Oder die Anfrage nach einem Bericht der historischen Belegungssituation Schweiß auf die Stirn der Verwaltungskraft treibt. Um Daten sinnvoll nutzen zu können, bedarf es eines zielgerichteten Datenmanagements. 

Was verstehen Sie denn unter zielgerichtetem Datenmanagement? 

Man kann Datenmanagement als die Zusammenführung technischer, organisatorischer und konzeptioneller Maßnahmen beschreiben. Mit dem Ziel der Bereitstellung und Nutzung der richtigen Daten für die optimale Unterstützung von Prozessen und einer datengestützten Entscheidungsfindung in einer Organisation. Die Aufgabe des Datenmanagements ist es demnach, unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen zu strukturieren und zusammenzuführen, um sie dann für bestenfalls automatisierte Auswertungen zu verwenden. Die wichtigste Aufgabe im Prozess obliegt dabei aber immer noch dem Menschen, der auf Basis dieser Vorarbeiten die Organisation beispielsweise besser steuern und lenken kann. Dabei entlastet funktionierendes Datenmanagement Verwaltungskräfte von fehleranfälligen Korrekturschritten, bei denen sie beispielsweise Inhalte aus Software-Exporten und Excel-Tabellen anpassen und von einem Ort an den anderen schieben. Ziel des Datenmanagements ist nicht, schlicht möglichst viele Zahlen zu sammeln und wichtige Entscheidungen einem Computer zu überlassen, sondern ganz im Gegenteil, eindeutige und verlässliche Datengrundlagen zu schaffen. Dies unterstützt somit auch Bereichsleitungen und Geschäftsführung bei wichtigen unternehmerischen Entscheidungen unterstützen. 

Was brauchen Sozialunternehmen dafür? 

Auf infrastruktureller Seite sind zur Bewältigung dieser Aufgabe inzwischen eine Fülle an Möglichkeiten gegeben. Leistungsstarke Rechner, günstiger Speicherplatz und Cloud Computing ebnen den Weg für eine aussagekräftige Analyse dieser Datenvielfalt. Hier liegt also weniger das Problem. Stattdessen hapert es aber in vielen Organisationen noch am Know-how, dem Verständnis von der Bedeutung der Daten in der Mitarbeiterschaft und dem Willen, Daten sinnvoll zu managen und zu nutzen. 

Was haben Sozialunternehmen von Datenmanagement? 

Ein hoher Digitalisierungsgrad sowie ein funktionierendes Datenmanagement mit automatisierten Workflows führt unmittelbar wieder zu mehr Zeit für den Menschen, da viele manuelle und monotone Schritte wegfallen, die zuvor Arbeitszeit gekostet haben. Zusätzliche Steuerungsinformationen unterstützen bei wichtigen Organisationsentscheidungen, die die Arbeit am Menschen auch in der Zukunft sichern. Die Zeit, in der schlechte Datenqualität und unzuverlässige Datengrundlagen zu Entscheidungen aus dem Bauch heraus oder auf Basis unzureichender Informationen zu Fehlallokation führen, muss vorbei sein. 

Wie können sich Organisationen dem Thema Daten denn am besten nähern? 

Zu Beginn des Prozesses geht es darum, den existierenden Datendschungel zu durchdringen. Hierzu eignet sich eine Landkarte, auf der die Leitungsebene skizziert, welche Orte in der Organisation und in welche Systeme eigentlich Daten generieren. Belegungsdaten kommen beispielsweise aus der Leistungssoftware, Personaldaten liegen in der Personalabrechnungs- oder der Dienstplanungssoftware vor, während Fahrzeiten womöglich noch händisch in einer Papierliste geführt werden. Es lohnt sich jedoch auch, diesen ersten Schritt vom anderen Ende des Prozesses aus zu denken. Welche strategischen und operativen Fragestellungen möchte ich mit Daten eigentlich beantworten? Die anschließende Visualisierung der Bewegung der Daten in der Organisation in Form von Datenflüssen ist bereits zentrale Grundlage des zukünftigen Datenmanagements. Hierbei sieht das Unternehmen langsame Datenflüsse, Sackgassen und Blockaden schnell.  

Wie geht es dann weiter? 

Nach der initialen Kartografie ist der erste Schritt geschafft. Doch die eigentliche Arbeit des Datenmanagements beginnt. Nun stellen sich konkrete Fragen: Müssen zusätzliche Datenströme angelegt werden? Wo sammeln wir die Daten? Wenn der Grundstein gelegt ist, sollten Sozialunternehmen sukzessive eine Datenstrategie, inklusiver ethischer Betrachtungspunkte hinsichtlich der Datennutzung, entwickelt und in die Unternehmensstrategie implementieren. Gleichzeitig muss das Unternehmen das Augenmerk auf die Datenkultur in der Organisation richten. Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Bedeutung von Daten begreifen und eine hohe Datenqualität in allen Prozessen sichergestellt ist. Datenmanagement ist also kein triviales Thema. Es betrifft im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung in der Sozialwirtschaft eine Organisation in ihrer Gesamtheit. Umso wichtiger ist es für Organisationen, sich dem Thema jetzt zu nähern und die darin schlummernden Potenziale zu heben, statt in einer immer komplexer werdenden Welt in wenigen Jahren schon das Nachsehen zu haben. 

Sven Buchholz
ist Fachberater für Digitalisierung und Datenmanagement bei der rosenbaum nagy unternehmensberatung. 
buchholz@rosenbaum-nagy.de 

Interview: Robert Vömel 

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