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Homeoffice
Aktualisiert am 06.07.2020 - 12:45

Neues Arbeiten nach der Krise gestalten

Berater Rosenbaum © Rosenbaum Nagy Unternehmensberatung

Völlig sollten Unternehmen nicht in die Vorkrisensituation zurück, rät Michael Rosenbaum. Für die Rosenbaum Nagy Unternehmensberatung hat der geschäftsführende Partner eine Checkliste erarbeitet, wann das Büro nötig ist.

Die Coronakrise hat uns alle überrollt. Mitte Februar hätte wahrscheinlich niemand die Schnelligkeit und auch das Ausmaß der ergriffenen Maßnahmen für möglich gehalten. Binnen Wochen wurden 30 Prozent der Deutschen ins Homeoffice versetzt, altgediente Prozesse komplett neu aufgesetzt und die Arbeitsfähigkeit und Kollaboration über neue digitale Instrumente gesichert. Und das selbst in Organisationen, die dies vorher eher für herausfordernd bis undenkbar hielten. Die Coronakrise hat die Arbeitswelt schlagartig verändert und wird dies auch nachhaltig tun.

Aber wie soll ‚normales‛ Arbeiten nach der Krise zukünftig aussehen? Eines steht fest: Die Coronakrise hat in allen Unternehmen zu einem erzwungenen, gewaltigen Change-Prozess geführt. Und die Entscheider stehen nun vor der Herausforderung, die richtigen strategischen und organisatorischen Weichen für die Zukunft zu stellen.

Arbeit neu organisieren

Mit den behördlichen Lockerungen gehen die Unternehmen nun nach und nach in die Restart-Phase über. Hier ist das Management gefordert, neben Fragen zu Strategie und Finanzen auch die entscheidenden Fragen zu Arbeitsorganisation und Kommunikation zu beantworten:

  • Welche Regelungen der Krisenroutine können wieder gelockert werden?

  • Wie soll es mit den Homeoffice-Regelungen weitergehen?

  • Wann können und vor allem wann sollen Kunden wieder mit welchem Reisemittel besucht werden? Wann sind also Videokonferenzen persönlichen Besuchen oder Meetings vorzuziehen und wann nicht?

  • Wie lassen sich die Beschäftigten, die sich vielleicht über viele Wochen und Monate nicht im Büro getroffen haben, bestmöglich wieder als Team zusammenführen?

Jedes Unternehmen muss für sich individuell erarbeiten, wie das neue Arbeiten nach der Krise sein soll. Im Grunde geht es hier nun um den freiwilligen Change nach dem erzwungenen Change. Den meisten Entscheidern dürfte klar sein, dass man nicht zu 100 Prozent in die Vorkrisensituation zurückkehren sollte. Sie sollten nun für ihr Unternehmen gemeinsam im Team erarbeiten, welche Regelungen aus der Krise dauerhaft beibehalten werden, ohne das Gesamtunternehmen aus dem Blick zu verlieren.

Zwangs-Homeoffice hat Spuren hinterlassen

Rosenbaum Nagy hat sich bereits Anfang 2019 und damit lange vor der Coronakrise aufgemacht, das Unternehmen neu zu denken und zu gestalten. So sind starre Arbeitszeiten und -orte mit der Umstellung auf Microsoft Office 365, Cloud Computing, Videokonferenzen sowie die Computertelefonie im Grunde abgeschafft. Dies waren wichtige Voraussetzungen dafür, die Herausforderungen für den Arbeitsalltag in der Krise bislang gut zu meistern. Gleichwohl wird es kein einfaches ‚Weiter so!‛ geben. So hat beispielsweise wochenlanges ‚Zwangs-Homeoffice‛ seine Spuren hinterlassen:

Es gibt Beschäftigte, die sich darüber freuen, wieder im Büro arbeiten zu können, andere würden am liebsten dauerhaft im Homeoffice bleiben. Hier gilt es nun Regelungen zu finden, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden und die Individualinteressen mit den Unternehmensinteressen in Einklang zu bringen.

Checkliste Homeoffice

Dazu wurde den Mitarbeitenden eine Art Checkliste an die Hand gegeben, um die Entscheidung zu erleichtern, wann Arbeiten im Büro sinnvoll oder sogar notwendig scheint:

  • Kundentermine, die ein persönliches Treffen erfordern

  • Konzeptions- und Kreativitätsprozesse, für die die bestehenden räumlichen Möglichkeiten besser geeignet sind als die Instrumente im Rahmen einer Videokonferenz

  • Interne Projektbesprechungen, die durch ein persönliches Treffen leichter zu gestalten sind

  • Teamveranstaltungen, die bewusst als Präsenzveranstaltungen angelegt sind (etwa Teamtreffen)

  • Arbeitsbedingungen zuhause, die ein konzentriertes und störungsfreies Arbeiten erschweren (etwa keine optimale Arbeitsmöglichkeit oder schlechtes Internet)

  • Zu guter Letzt: Wenn die oder der Mitarbeitende das Gefühl hat, zuhause nicht so gut arbeiten zu können.

Davon unberührt bleibt die grundsätzliche Regelung bestehen, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend frei wählen dürfen, sofern betriebliche Interessen dem nicht entgegenstehen. Es ist davon auszugehen, dass zumindest für die Zeit, in der Corona noch nicht endgültig besiegt ist, der Gang ins Büro deutlich bewusster erfolgen wird als vor der Krise und der Anteil der Homeofficetage in vielen Organisationen insgesamt steigen wird. Nicht zuletzt auch deswegen, weil hiermit natürlich auch eine höhere persönliche Flexibilität und weniger Rüstzeiten einhergehen.

Kunde entscheidet über Art des Termins

Veränderungen sind auch bei der Termingestaltung mit den Kunden zu erwarten. Der Verzicht auf manche Vor-Ort-Termine und damit die Reduktion von Reiseaufwand ist sicherlich etwas, was auch in der Zukunft erhalten bleiben wird – aber auch die Erkenntnis, dass Präsenzworkshops für Kreations- und Konzeptionsaufgaben ihre absolute Berechtigung haben.

Somit muss im Einzelfall gemeinsam mit dem Kunden entschieden werden, wann Kundenbesuche stattfinden und welches Reisemittel gewählt werden soll und wann eine Videokonferenz die zielführendere Wahl ist. Hier obliegt die Entscheidung am Ende dem Kunden, der auch für den Infektionsschutz in seinen Einrichtungen und Diensten Sorge trägt. In Situation, in denen nicht ganz klar ist, welches Setting für den Termin gewählt werden soll, reicht aber manchmal der dezente Hinweis auf die Kosten für den Kunden (Reisekosten) oder  den Aufwand für den Berater (Reisezeit).

Der Restart wird rosenbaum nagy genau wie alle anderen Unternehmen noch einige Wochen und Monate beschäftigen. Und es wird am Ende ein fließender Prozess sein, in dem manchen Lösungen und Festlegungen nur von begrenzter Dauer sein werden und zu evaluieren sind.

Der Autor:

Dr. Michael Rosenbaum ist geschäftsführender Partner der Rosenbaum Nagy Unternehmensberatung.

rosenbaum@rosenbaum-nagy.de

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