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Mitgliederversammlungen
Aktualisiert am 03.04.2020 - 15:13

„Ausschließlich virtuelle Zusammenkünfte sind erlaubt“

Fachanwalt Schwenn © Schwenn

Die Corona-Pandemie schränkt Mitgliederversammlungen und Gremiensitzungen bei Vereinen und Stiftungen ein. Schomerus-Fachanwalt Dirk Schwenn zeigt, wie virtuelle Treffen beschlussfähig stattfinden.

Am 28. März 2020 ist das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie in Kraft getreten, das Vereinen und Stiftungen Erleichterungen verschaffen soll. Es enthält einige praktisch höchst relevante Bestimmungen für die Durchführung von Mitgliederversammlungen und Gremiensitzungen.  

Erleichterungen für Vorstandssitzungen

Direkt betrifft die Neuregelung nur die Mitgliederversammlung von Vereinen. Die Regelungen für Mitgliederversammlungen von Vereinen finden aber entsprechende Anwendung auf Vorstandssitzungen von Vereinen und Stiftungen. Darüber hinaus sind die Neuregelungen nach unserer Einschätzung auch auf die Sitzungen anderer Vereins- oder Stiftungsorgane, etwa Kontrollgremien wie Beiräte, entsprechend anwendbar.

Virtuelle Zusammenkünfte ermöglicht

Das Gesetz erlaubt nunmehr, auch ohne Bestehen einer Regelung dazu in der Satzung, die virtuelle Teilnahme an Versammlungen oder Gremiensitzungen, welche physisch stattfinden. Es gestattet also etwa eine Zuschaltung per Video- oder Telefonkonferenz zu einer physisch stattfindenden Zusammenkunft. Das würde jedoch bedeuten, dass keine rein virtuelle Zusammenkunft möglich wäre, an der alle Mitglieder online teilnehmen.

Aus der Gesetzesbegründung geht aber hervor, dass ausschließlich virtuelle Zusammenkünfte ermöglicht werden sollen. Angesichts der aktuellen Situation stellt dies nach unserer Rechtsauffassung auch häufig die einzig praktikable Lösung dar.

Es ist aber natürlich weiterhin möglich, dass nur ein Teil der Mitglieder oder Organmitglieder an einem bestimmten Ort – vorbehaltlich der geltenden Allgemeinverfügungen oder Verbote nach dem Infektionsschutzgesetz – und andere Mitglieder an der Versammlung bzw. Teilnehmer an der Sitzung im Wege elektronischer Kommunikation teilnehmen.

Sitzung sollte komplett übertragen werden

Die Anforderungen an die Teilnahme an rein virtuellen Zusammenkünften gehen nicht eindeutig aus dem Gesetz hervor. Das neue Gesetz regelt aber die rein virtuelle Hauptversammlung von Aktiengesellschaften ausdrücklich. Wir raten im Zweifel dazu, dass die an rein virtuelle Hauptversammlungen gestellten Anforderungen auch für rein virtuelle Versammlungen oder Sitzungen von Vereinen und Stiftungen eingehalten werden und daher eine Bild- und Tonübertragung eingerichtet werden sollte. Diese sollte die Sitzung insgesamt, also auch die Debatte und die Abstimmungen, übertragen. Man kann die Gesetzesbegründung aber auch durchaus so verstehen, dass alle modernen Kommunikationsmittel wie Chat-Rooms und auch Telefonkonferenzen möglich sein sollen.  

Unabhängig vom Erfordernis der Bild- und Tonübertragung kann die Wahrnehmung der Mitgliedschaftsrechte via E-Mail erfolgen. Sie dürfte aber auch über einen Chat, und mittels telefonischer Kommunikation zulässig sein. Es muss dabei in jedem Fall gewährleistet werden, dass die Mitglieder Tagesordnungspunkte erörtern und von ihren Rede- und Fragerechten – oder im Chat: Schreiberechten – Gebrauch machen können. Die Beiträge der anderen Mitglieder müssen wahrgenommen werden und Anträge gestellt werden können.

Für die Einberufung gelten die gewöhnlichen, in der Satzung vorgeschriebenen Voraussetzungen. Darüber hinaus müssen den Teilnehmern alle Zugangs- oder Einwahldaten rechtzeitig übermittelt werden. Es muss zudem für angemessene Authentifizierungsmechanismen gesorgt werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen an der virtuellen Zusammenkunft teilnehmen.

Abstimmung nachverfolgbar gestalten

Die Abstimmung kann ebenfalls im Wege elektronischer Kommunikation erfolgen. Zur Ausübung des Stimmrechts stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung. In Betracht kommt neben der Abstimmung per E-Mail eine Stimmabgabe durch ein Internet-Formular, das online ausgefüllt und abgeschickt werden kann. So können die Abstimmenden leicht identifiziert werden. Auch die Abstimmung über einen Chat-Room, in welchem wiederum auf ein Internetformular verwiesen werden kann, dürfte zulässig sein. Die fernmündliche Stimmabgabe ist im Gesetz nicht ausdrücklich zugelassen, ist aber nach unserem Verständnis ebenfalls zulässig. Wir raten dennoch dazu, die Abstimmung nach Möglichkeit elektronisch nachverfolgbar, etwa durch eine der aufgezählten digitalen Möglichkeiten, durchzuführen

Darüber hinaus wurde die Beschlussfassung im reinen Umlaufverfahren für Vereine erheblich erleichtert. Ein Beschluss ohne Versammlung der Mitglieder ist nunmehr gültig, wenn alle Mitglieder beteiligt wurden, bis zu dem vom Verein gesetzten Termin nur mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimmen lediglich in Textform abgegeben haben und der Beschluss mit der erforderlichen Mehrheit gefasst wurde. Wir gehen nach unserem Rechtsverständnis davon aus, dass die genannte Erleichterung auch für Vorstands- und andere Gremiensitzungen gelten.

Der Autor:

Dr. Dirk Schwenn ist Partner, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Gesellschaftsrecht bei Schomerus & Partner Steuerberater Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer. dirk.schwenn(at)schomerus.de

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