Großgruppenkonferenz

Zusammenarbeit erhöht Kreativität

Der Austausch über Hierarchieebenen hinweg soll motivieren und zu mehr Selbstverantwortung führen. Friederike Koch von Bethel.regional ist von dem Konzept überzeugt.

Referentin Koch © Bethel.regional

An einem Donnerstagnachmittag, in einem idyllisch gelegenen Tagungshaus: Rund 140 Personen befinden sich in einem großen Raum. Sie sitzen in kleinen Gruppen zusammen und diskutieren angeregt und konzentriert, einige schreiben oder malen an Pinnwände, andere stehen auf und gehen zur Nachbargruppe, wieder andere holen sich einen Kaffee, bleiben eine Weile am Rand stehen und betrachten das Geschehen. Im Stimmengewirr hört man immer wieder auch lautes Lachen. Eine typische Szene für die Großgruppenintervention.

„Ausnahmezustände“ nennen die Organisationsberater Hannes Hinnen und Paul Krummenacher die Auswirkungen, die solch eine Großgruppenintervention (GGI) in einer Organisation auslöst. In Bethel.regional, einem Stiftungsbereich der v. Bodelschwinghsche Stiftungen Bethel, arbeiten wir seit fast 10 Jahren mit dieser Methodik – und fahren gut damit.

Der Konferenz ging ein etwa halbjähriger Prozess in einer Organisationseinheit von Bethel.regional voraus. Dort arbeiten rund 350 Menschen mit unterschiedlichen Qualifikationen und Funktionen. Sie bieten Unterstützungsleistungen für Menschen mit geistiger und mehrfacher Behinderung, für Menschen mit psychischen Erkrankungen und Suchterkrankungen oder für Menschen, die wohnungslos oder von Wohnungslosigkeit bedroht sind. Insgesamt betreuen sie etwa 450 Menschen stationär. Ambulante Dienste ergänzen das Angebot. Eine Vielfalt an Arbeitsfeldern also, mit unterschiedlichen fachlichen Anforderungen an die Mitarbeitenden.

Kompetenzen sichtbar machen und Wissen bereitstellen

Das Anliegen der Leitung war es, über eine Großgruppenkonferenz die im Bereich vorhandenen vielfältigen Fachkompetenzen sichtbar zu machen und Expertenwissen für alle bereit zu stellen. Das Thema Fachlichkeit war also gesetzt. Eine Kollegin und ich als geschulte Großgruppenmoderatorinnen wurden mit der Begleitung des Prozesses beauftragt.

Zunächst wurde eine Spurgruppe einberufen, um dem Thema auf die Spur zu kommen. Diese Gruppe war hierarchie- und arbeitsfeldübergreifend zusammengesetzt: Neben der Mitarbeiterin im Nachtdienst saß der Haustechniker, neben der Hauswirtschaftskraft die Teilhabeplanerin, neben dem Mitarbeiter im Basisdienst die Regionalleitung,  neben der Verwaltungskraft der Praktikant. Wird der Großgruppenprozess inklusiv geplant, sind auch Klienten schon in der Spurgruppe. In gemeinsamen Sitzungen und vor allem im Austausch mit Kollegen und Klienten sammelten die Spurgruppenmitglieder Hinweise und Fragen rund um die Fachlichkeit, definierten Schwerpunkte, den Titel und die Leitfrage der Konferenz.

Aus diesen Informationen entwickelten wir Moderatorinnen einen Entwurf für das Veranstaltungsdesign und stimmten ihn mit der Spurgruppe und der Leitungsebene ab. In Bethel.regional bedienen wir uns je nach Thema, Zielsetzung und Gruppe der als Big Five anerkannten Formate: Zukunftskonferenz, Real-Time-Strategic-Change-Konferenz (RTSC), Appreciative Inquiry Summit, Open Space, World Café. Hier wählen wir einen Mix.

Hierarchieübergreifend austauschen

Die Konferenz war nach einem GGI-Grundprinzip zusammengesetzt: Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer kommen in einem Raum zusammen. Von der Geschäftsführung bis zur Praktikantin waren alle Ebenen, alle Arbeitsfelder und Funktionen vertreten. Die zuvor definierten Schwerpunktthemen wurden in sich selbst steuernden kleinen Gruppen hierarchieübergreifend bearbeitet. Der kreative Rahmen setzte Energie, Motivation und Selbstverantwortung frei und regte die gemeinsame Entwicklung neuer Ideen und Lösungen an.

Als Ergebnis hing am Ende der Konferenz ein Memoboard an der Wand, auf dem alle Methoden, Ansätze und Instrumente, die in den einzelnen Arbeitsbereichen zur Anwendung kamen, dargestellt waren. Parallel entstand ein mit rotem Bindfaden gespanntes Kompetenz-Netz mit Angebotskarten. Hier boten einzelne Teams und Personen ihre fachliche Unterstützung für andere Teams an. Ein Bild vernetzten Wissens.

Vorhandenes Potenzial nutzen

Am Ende des Tages waren die Moderationskoffer leer, die Metaplanwände voll, die beteiligten Personen erschöpft, aber sehr zufrieden. Zum Schluss trafen sie Vereinbarungen, wie die gewonnenen Erkenntnisse anderen Gruppenmitgliedern zur Verfügung gestellt werden sollten und verabredeten erste Schritte zur Umsetzung. Dazu gehörten der niedrigschwellige fachliche Austausch zwischen Teams, Inhouse-Schulungen durch eigene fachkompetente Mitarbeitende und eine eigene Fortbildungsreihe. Alle Teams erhielten das Foto des Kompetenz-Netzes mit dem offensiven Hinweis, das vorhandene Potenzial an fachlichem Know-how zu nutzen.

Die Führungsebene sicherte zu, die vereinbarten Maßnahmen und deren Wirkung im Laufe des kommenden Jahres zu überprüfen. Die Mitarbeitenden von Bethel.regional konnten sich mit dieser andere Kommunikationsform neu erleben und in Eigenverantwortung und Selbstorganisation Antworten auf offene Fragestellungen entwickeln.

 

Die Autorin

Dr. Friederike Koch ist Referentin für Unternehmensentwicklung bei Bethel.regional.
friederike.koch(at)bethel.de
 

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