Compliance-Management

Sich vor Sanktionen schützen

Unternehmen in der Sozialwirtschaft müssen eine Vielzahl von Regeln einhalten. Tharmarajah Chelliah und Mark Müller von Concunia geben Tipps zur Einführung von Tax-Compliance-Managementsystemen.

Wirtschaftsprüfer Müller und Chelliah © Concunia

Das Thema Compliance sollte bei Unternehmen in der Sozialwirtschaft eine überdurchschnittlich große Bedeutung haben. Gerade Unternehmen in der Sozialwirtschaft müssen viele unterschiedliche gesetzliche Regeln beachten. Wo es viele Regeln gibt, ist die Gefahr von Regelverstößen besonders groß. Solche Verstöße können das Vertrauen von Patienten, Bewohnern oder Klienten extrem strapazieren und im Extremfall sogar vernichten. Schon aus diesem Grund sind Führungskräfte in der Sozialwirtschaft gut beraten, zum Schutz der Mitarbeiter und der Reputation des Unternehmens dem Thema Compliance erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen. Gravierende Regelverstöße können zu harten Sanktionen zulasten der verantwortlichen Mitarbeiter führen. Das kann sowohl zum Verlust des Arbeitsplatzes als auch zu einer strafrechtlichen Verurteilung führen.

Keine Sanktionen für fehlendes Compliance-Management

Gesetzliche Sanktionierungen für den Fall des Nichtvorhandenseins von Compliance-Management-Systemen zur guten und verantwortungsvollen Unternehmensleitung und -überwachung existieren gegenwärtig nicht. Das Nichtvorhandensein von Compliance-Managementsystemen führt bislang zu keinen strafrechtlichen oder bußgeldrechtlichen Konsequenzen. Derzeit sprechen jedoch verschiedene Urteile des Bundesgerichtshofes, Bundesfinanzhofes und anderer Gerichte für positive Konsequenzen aus dem Vorhandensein von Compliance-Managementsystemen.

Auch die Finanzverwaltung bestätigt mit dem Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen zum Anwendungserlass zur Abgabenordnung (§ 153, Abschnitt 2.6), dass die Einrichtung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems, „das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, gegebenenfalls ein Indiz darstellen kann, dass gegen das Vorliegen von Vorsatz oder Leichtfertigkeit sprechen kann“. Dies bedeutet, dass ein vorsätzliches Handeln oder ein Organisationsverschulden in der Regel ausgeschlossen werden kann, wenn ein Unternehmen der Sozialwirtschaft ein konzeptionell überzeugendes Tax-Compliance-Managementsystem (TCMS) eingerichtet hat. Aufgrund der erheblichen persönlichen Risiken für die handelnden verantwortlichen Personen sind TCMS für jeden relevant. TCMS sind eine Unterform von Compliance-Managementsystemen, die sich im Wesentlichen mit den steuerrechtlichen Compliance-Themen befassten.

Schutz vor Vorwürfen

Ein effizient ausgestaltetes TCMS bietet den handelnden Personen Schutz vor dem Vorwurf eines Organisationsverschuldens des Unternehmens nach dem Ordnungswidrigkeitsrecht oder sogar dem persönlichen Vorwurf einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung nach dem Steuerstrafrecht. Daher ist davon auszugehen, dass eine faktische Notwendigkeit zur Einführung eines TCMS bei Unternehmen in der Sozialwirtschaft besteht.

Das TCMS beinhaltet die Grundelemente Tax-Compliance-Kultur, Tax-Compliance-Ziele, Tax-Compliance-Risiken, Tax-Compliance-Programm, Tax-Compliance-Organisation, Tax-Compliance-Kommunikation sowie Tax-Compliance-Überwachung und Verbesserung. Je nach Unternehmensgröße können diese Grundelemente einfacher oder stärker ausgeprägt sein. In der Regel sind diese Grundelemente bei Unternehmen in der Sozialwirtschaft mit einer Konzernstruktur stärker ausgeprägt.

Die Einführung eines TCMS beinhaltet eine umfassende Erfassung, Beschreibung und Dokumentation steuerlich relevanter Prozesse sowie die Implementierung interner Kontrollen in Unternehmen. Die Einführung des TCMS hat den zusätzlichen Nutzen, bisherige Organisationsstrukturen, -abläufe und Arbeitsprozesse systematisch zu untersuchen und effektiver zu gestalten. Die Tax-Compliance-Kultur gibt die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen der Unternehmensorgane sowie der Führungsebene der Unternehmen in der Sozialwirtschaft zur Einhaltung von steuerlichen Vorschriften wieder. Die Unternehmensleitung muss entsprechende Kapazitäten sowohl in personeller als auch in fachlicher Sicht bereitstellen, um die Nachhaltigkeit des TCMS zu untermauern.

Konkrete Maßnahmen planen

Eine konzeptionelle Planung für das Projekt TCMS sollte neben der Zeitschiene auch die konkreten Maßnahmen nebst Verantwortlichkeiten beinhalten. Hierzu zählen insbesondere Kick-Off-Veranstaltungen, Risiko- und Prozessanalysen, die Definition von organisatorischen Maßnahmen, Informationsveranstaltungen sowie die Erstellung eines TCMS-Handbuchs. Ziel der Projektplanung ist die Sicherstellung einer effizienten und abgestimmten Vorgehensweise sowie einer permanenten Projektüberwachung durch die Unternehmensleitung und Projektverantwortliche.

Die Herausforderung bei der Einführung von TCMS liegt in der vollständigen Erfassung von steuerlich relevanten Prozessen und den damit einhergehenden Risiken für das Unternehmen und die handelnden Personen. Die Prozessanalyse beinhaltet die Identifikation steuerlich relevanter Fehlerquellen nach Steuerarten, Bewertung und Verbesserung der Prozessabläufe sowie die Definition von Maßnahmen zur Reduzierung der erkannten Risiken nebst Kontrollen in einer Risiko-Kontroll-Matrix. Die Risiken müssen anschließend hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit analysiert und gewichtet werden. Nach unseren Erfahrungen ist die Erfassung, Aufbereitung und Darstellung aller Prozessrisiken aufwendig und kurzfristig nicht vollständig zu realisieren. Hier bedarf es in der Regel externer Unterstützung durch einen Spezialisten.

Das TCMS-Programm beinhaltet Grundsätze und Maßnahmen für die Verbesserung der Ist-Situation im Unternehmen. Zum einen müssen präventive Maßnahmen implementiert sein, um die Entstehung von Fehlern zu vermeiden, zum anderen müssen eingetretene Fehler identifiziert und behoben werden. Wesentliche Inhalte der Maßnahmen sind die Sensibilisierung von Mitarbeitern, Schaffung klarer Verantwortlichkeiten, Wissensmanagement, Kontrollaktivitäten, Berichtspflichten oder die Einrichtung von Sanktionen.

Handbuch dokumentiert Informationsfluss

Das TCMS-Handbuch ist ein unverzichtbares Element, welches die Gesamtheit der oben beschriebenen Schritte beinhaltet. Es beschreibt den steuerlich relevanten Informationsfluss in die Finanzabteilung der Unternehmen sowie die Verteilung der damit im Zusammenhang stehenden Verantwortlichkeiten nebst Vertretungsregelungen innerhalb des Unternehmens. Diese Dokumentation ist sowohl für interne Zwecke  und Steuerung der Unternehmensprozesse als auch für Zwecke der externen Betriebsprüfung durch Dritte geeignet.

Implementierte und sich permanent angepasste TCMS dienen als Nachweis dafür, dass die Pflichten eines ordentlichen und gewissenhaften Kaufmanns erfüllt werden. Des Weiteren vermeiden Unternehmen Reputationsschäden, erhalten das Vertrauen der Patienten, Bewohner und Klienten und schützen die Mitarbeiter und Unternehmensleitung vor harten Sanktionen.

 

Die Autoren

Tharmarajah Chelliah ist Geschäftsführer der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Concunia. t.chelliah(at)concunia.de

Mark Müller ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Concunia. mark.mueller(at)concunia.de

Die Concunia Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterstützt die Veröffentlichung und Verbreitung dieses Beitrags.

 

zurück | drucken

Artikel weiterempfehlen

Frage des Monats

Viele Krankenhäuser haben mit erheblichen Defiziten zu kämpfen, vielen droht das Aus. Welche Kliniken werden Ihrer Meinung nach am meisten unter dem Strukturwandel leiden?

Kommunale

Freigemeinnützige

Private


Ergebnisse

Die aktuelle Ausgabe

Titelthema: Compliance

■ Regeln einhalten ■ Reputation schützen ■ Risiken minimieren

weiter

Leider falsch - wir korrigieren

Alle Menschen machen Fehler – bei Journalisten sind sie leider gleich gedruckt. Manchmal rutscht uns eine missglückte Formulierung durch, manchmal eine falsche Zahl. Das tut uns leid. Hier finden Sie die Korrekturen.

Probleme auf der Webseite?

Falsche Darstellung, fehlerhafter Link, fehlende Funktion? Bitte melden Sie Probleme mit der Webseite unserem Administrator. Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe! Fehler melden

 

Unser Wohlfahrt Intern E-Paper

Lesen Sie Wohlfahrt Intern jetzt auch als E-Paper

E-Paper hier öffnen

Seite weiterempfehlen