Digitale Dividende

Gute Prozesse für gute Arbeit

Es ist Zeit, dass die Sozialwirtschaft ihre digitale Dividende sichert. Wie das geht, schreiben die Berater Hartmut Kopf und Raimund Schmolze-Krahn in ihrem Fachbeitrag.

Berater Hartmut Kopf und Raimund Schmolze-Krahn (v.l.) © Kopf Consulting

Seit etwa drei Jahren hat sich die Sozialwirtschaft verstärkt der Digitalisierung zugewandt. Immer mehr Träger haben Initiativen gestartet, Programme aufgesetzt und Investitionen getätigt. Effizienz- oder Effektivitätssteigerungen werden jedoch noch kaum berichtet. Es scheint, als bliebe die digitale Dividende aus. Woran liegt das? Wird zu wenig über Erfolge gesprochen? Wurde nicht genug investiert? Wurde falsch investiert? Wir glauben, es liegt an einer unglücklichen Kombination aller drei Faktoren. Und es ist höchste Zeit, die digitale Dividende für die Sozialwirtschaft zu sichern. 

Es wird zu wenig über Erfolge gesprochen

Während in der gewerblichen Wirtschaft schon seit Jahren Wettbewerbe und Auszeichnungen im Umfeld der Digitalisierung etabliert sind, fast inflationär vergeben werden und bereits um die Aufmerksamkeit des Publikums buhlen müssen, fehlen in der Sozialwirtschaft vergleichbare Podien. Das mag einer eher zur Zurückhaltung tendierenden Sozialwirtschaft geschuldet sein, ist aber sicherlich auch Ausdruck knapper Ressourcen.

Wer in der Sozialwirtschaft ein Problem durch den Einsatz digitaler Instrumente gelöst hat, wendet sich meist unmittelbar der nächsten Problemstellung zu, statt Zeit und Kraft auf die Darstellung des Geleisteten zu legen. So sympathisch die Herangehensweise auch ist, sie verspielt die Chance, voneinander zu lernen. Wir sind der Meinung, dass die Sozialwirtschaft dem Austausch über digitale Erfolgsmodelle mehr Raum geben muss, um als Ganzes die digitale Transformation zu beschleunigen.

Es wird nicht genug investiert

Wer ein Unternehmen digital transformieren möchte, muss alle Mitarbeitenden einbinden. Wir beobachten allerdings, dass der Anteil der personalisiert und digital an die Systeme angeschlossenen Mitarbeiter in den meisten Einrichtungen um die 60 Prozent liegt. Eine Ausweitung der Systemzugänge für alle Mitarbeiter, gegebenenfalls über mobile Endgeräte, führt zu erheblichen Kostensteigerungen im Digitalen. Deren Umlage ist gegenüber den Leistungsträgern derzeit nicht abbildbar.

Hier bedarf es einer trägerübergreifenden Kosten-Nutzen-Analyse, die den qualitativen und wirtschaftlichen Mehrwert einer vollständigen Digitalisierung von Trägern belastbar nachweist.  Wir sind der Meinung, dass die Unternehmen der Sozialwirtschaft nur dann erfolgreich mehr Mittel für die Digitalisierung verhandeln können, wenn die Argumentationsgrundlage eine kluge und transparente Analyse ist, auf die sich die Träger gemeinschaftlich beziehen.   

Es wurde und wird falsch investiert

Zumindest wird nicht immer „optimal“ investiert. Unternehmen der Sozialwirtschaft zählen überwiegend zu den kleinen und mittelständischen Unternehmen, den KMU. Wie alle KMU sind sie auf ihre Kernaufgaben fokussiert. Außerhalb der Kernaufgaben gibt es nur wenige Ressourcen.  So sind IT-Abteilungen in der Sozialwirtschaft meist kleine Teams, die sicherstellen müssen, dass Rechner und Netzwerke funktionieren. Mit der Definition übergeordneter IT-Architekturen sind die Abteilungen in der Regel überfordert. Systementscheidungen entstehen oft durch Einzelentscheidungen für einzelne Problemstellungen. So passiert es nicht selten, dass eine Vielzahl von Anwendungen unterschiedlicher Software-Anbieter genutzt werden, die mitunter nur bedingt miteinander harmonieren. Systemlandschaften sozialer Träger werden dadurch unübersichtlich und schwer zu steuern.

Es braucht Lösungen in der Cloud

Um aus Investitionen in Digitalisierung echte Einsparungen für Unternehmen und spürbare Erleichterungen für Mitarbeitende zu erzielen, braucht es eine nahtlos verbundene Systemlandschaft mit einer guten IT-Architektur. Dabei sollte die Anzahl der Systeme möglichst niedrig sein, um Komplexitäten zu reduzieren.

Eine wirklich drastische Komplexitätsreduktion würde erreicht, wenn die Sozialwirtschaft auf voll integrierte Cloud-basierte Lösungsanbieter setzte. Unternehmenseigene IT-Abteilungen managen dann nur noch die Hardware und die Netzzugänge, über die Cloud-Anwendungen genutzt werden.  Diese Vision scheint für viele Führungskräfte aus der Sozialwirtschaft noch undenkbar. Zu groß ist die Sorge, in Abhängigkeiten zu geraten oder dass plötzlich die Software die Prozesse im eigenen Unternehmen definiert.

Prozesse mit passender Software unterlegen

Wenn eine voll integrierte Cloud-Lösung derzeit nicht zur Verfügung steht und wohl auch keine Akzeptanz fände, bedarf es eines sinnvollen und denkbaren Zwischenschritts in die richtige Richtung. Ein solcher Schritt wäre, dass die Sozialwirtschaft gemeinschaftlich best practice-Prozesse definiert und die zu den Prozessen passenden Softwarelösungen identifiziert. Eine Kombination guter Prozesse mit passender Software kann das Wirrwarr bestehender Softwarelandschaften lichten und Entscheidern in der Sozialwirtschaft mehr Sicherheit bei Investitionsentscheidungen geben.

Verband soll Systemstandards voranbringen

Ein solches Vorgehen gelingt nur gemeinsam und organisiert. Hier kann ein Verband wie der Vediso ein nützliches Instrument für die Sozialwirtschaft sein. Der Vediso wurde 2017 wohlfahrtsverbandsübergreifend gegründet mit dem Ziel, eine einheitliche Plattform für alle Dienstleistungen aller Anbieter im Sozialen zu entwickeln.

Doch als Verband für die Digitalisierung in der Sozialwirtschaft bietet der Vediso mehr. Er erlaubt den gebotenen übergreifenden Schulterschluss bei der Definition gemeinsamer Argumentationslinien gegenüber Kostenträgern gleichermaßen wie den Austausch über best practice-Prozesse und Software. Der vediso eröffnet in der radikalen 1-0-Logik des Digitalen den Weg zu einer zwingend notwendigen Standardisierung von Prozessen und Programmen. Für die einzelnen Sozialunternehmen bietet er damit den Schlüssel zur digitalen Dividende, die der Arbeit mit Menschen und für Menschen zu Gute kommt.

Die Autoren:
Prof. Dr. Hartmut Kopf ist Aufsichtsrat des Vediso e.V. Dr. Raimund Schmolze-Krahn und er beraten Sozialunternehmen in der digitalen Transformation.
kontakt@kopf.consulting

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