Digitalisierung

Digital richtig aufstellen

Bei der Verwirklichung digitaler Projekte gibt es einiges zu beachten. Mit welcher Strategie Träger erfolgreich sind.

Auditor Werheit © Solidaris

KÖLN - Aufgrund des steigenden Kostendrucks und des Fachkräftemangels stehen immer mehr Einrichtungen des Sozialwesens vor der Herausforderung, ihre internen Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Bei diesem ambitionierten Unterfangen ist die Digitalisierung eines der wertvollsten Hilfsmittel. Insbesondere im Bereich der ambulanten Pflege sind mobile Programme und damit die elektronische Pflege- und Klientenakte nicht mehr wegzudenken.

Prozesse analysieren

Der erste Schritt auf dem Weg der Digitalisierung sollte eine Analyse der bisherigen Prozesse sein. Auf der Grundlage von Prozesslandkarten können Ansatzpunkte zur Digitalisierung identifiziert und entwickelt werden. Unternehmen der ambulanten Pflege können verschiedene neue Wege gehen, um zukunftsfähig zu bleiben. Da die Pflege sehr personenbezogen ist, sollten Unternehmen Fach- und Führungskräfte von formalen Tätigkeiten entlasten, damit sie mehr Zeit für die persönliche Arbeit haben.

Dabei sollte der Träger auch überlegen, welche digitalen Angebote den Klienten und ihren Angehörigen möglicherweise einen Mehrwert bieten können. Dazu gehören bereits existente mobile Lösungen für die ambulante Pflege, die Mitarbeiter als Routenplaner, Navigationsgerät, hauptsächliches Dokumentationsinstrument, Datenspeicher und zur Zeiterfassung nutzen können.

Planung standardisieren, digitalisieren und vernetzen

Einen weiteren Schritt stellt die Standardisierung von Prozessen dar. Viele Prozesse, wie zum Beispiel Planung und Abrechnung, können Träger standardisieren, digitalisieren und sinnvoll vernetzen. Die Pflegekraft beim Klienten vor Ort sollte dabei stets alle erforderlichen Informationen haben, etwa über ein mobiles Endgerät. Hier gilt der Grundsatz, dass Daten möglichst nur einmal digital erfasst werden sollten. Mit der mobilen Verfügbarkeit von umfangreichen Daten gehen jedoch auch Risiken einher.

Dazu gehören vor allem personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder Klienten. Diese könnten aufgrund von Angriffen auf die IT-Infrastruktur oder Verstöße gegen den Datenschutz durch ungenügend geschulte Mitarbeiter in Gefahr geraten. Aufgrund der diesjährigen Datenschutzreform können auch kleinere Versäumnisse drastische Bußgelder zur Folge haben. Daher empfiehlt es sich für Träger, eine Bestandsaufnahme des Datenschutzniveaus durchzuführen, um den Änderungsbedarf und das Haftungspotenzial der Einrichtung festzustellen.

Mitarbeiter einbinden

Einen wesentlichen Beitrag im Rahmen der Digitalisierung leisten die Mitarbeiter. Diese sind in hohem Maße davon betroffen, wenn sich Prozesse ändern und gewohnte Arbeitsabläufe keinen Bestand mehr haben. Deshalb müssen Führungskräfte die Mitarbeiter von Anfang an in die Überlegungen einbinden und deren vorhandene Expertise bezüglich der Arbeitsabläufe nutzen. Entscheidend ist eine offene und partnerschaftliche Kommunikation. Das gewährleistet, dass die Mitarbeiter Veränderungen mittragen und im besten Fall vorantreiben. Dies wiederum vermeidet letztlich die Risiken der Digitalisierung, insbesondere Verstöße gegen den Datenschutz.

Vorhandene Daten nutzen

Ein nicht zu unterschätzendes Potenzial stellt der Datenschatz dar. Die Daten wachsen im Zuge der Digitalisierung an. Das Unternehmen kann diese Daten nuten. Sind Daten erst einmal in digitaler Form verfügbar, bietet sich eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung an. Entsprechende Analysen zeigen zum Beispiel Verbesserungsmöglichkeiten im Hinblick auf die vorhandenen Prozesse oder die gezielte Ansprache von Klienten auf.

So nutzen viele Einrichtungen im Rahmen ihres Internet-Auftritts beispielsweise zur besseren Steuerung des Informationsangebots Dienstleister für die Analyse der Nutzerdaten (Google Analytics, Matomo) oder beim Newsletterversand (z. B. Cleverreach). Dies ist insofern problematisch, da oftmals ein Tracking des Nutzers stattfindet, also im Nachhinein nachvollzogen werden kann, welcher Nutzer welche Funktion oder Information besonders häufig genutzt hat. Solche Analysen sind jedoch nach Ansicht der Aufsichtsbehörden ohne die konkrete Einwilligung der Betroffenen unzulässig.

Einrichtungen brauchen eine individuelle Strategie

Die obigen Ausführungen verdeutlichen nochmals, dass die Digitalisierung für die Unternehmen Chance und Risiko zugleich ist. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung sind immer der richtige Maßnahmenmix und der Einbezug der Mitarbeiter. Es bedarf einer individuellen Digitalisierungsstrategie, um erfolgreich zu digitalisieren.

Die Autoren
Alexander Gottwalt ist Rechtsanwalt und Datenschutzbeauftragter bei der Solidaris Rechtsanwaltsgesellschaft
a.gottwald@solidaris.de

Ulf Werheit ist interner Auditor der Solidaris Revisions-GmbH
u.werheit@solidaris.de

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