Gemeinnützigkeit

Neue Kassenpflicht trifft auch die Gemeinnützigen

Die neuen Regeln zur Kassenführung betreffen auch die Wohlfahrtsträger. Der Essener Steuerberater Gerald Siebel gibt einen Ausblick, worauf gemeinnützige Unternehmen jetzt und in Zukunft achten müssen.

Steuerberater Gerald Siebel

ESSEN - Ob als Verein, Stiftung oder GmbH – es spielt es keine Rolle, in welcher Rechtsform das Unternehmen arbeitet und ob es gemeinnützig ist oder nicht. Auch wenn die Änderungen formal erst Anfang 2020 in Kraft treten, sollten größeren Unternehmen spätestens im zweiten Halbjahr 2018 mit den Anpassungen beginnen.Das Thema ist in der Branche nicht zu unterschätzen: Gut 95 Prozent der Träger nutzen diese Systeme.

Regelung gilt für steuerpflichtige Geschäfte

Die Neuregelung wird für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen gelten - und zwar dann, wenn diese Kassen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle für steuerliche Zwecke erfassen. Im Ergebnis geht es um sowohl um Kassen zur Nutzung in einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, als auch um solcheim Rahmen eines Zweckbetriebs, wenn die Geräte unter anderem umsatzsteuerpflichtige Einnahmen aufzeichnen.

Das Gesetz sieht drei Folgen vor:

1. Die Hersteller haben die betroffene Kassen durch eine technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Praktisch bedeutet dies, dass der Hersteller der Software oder des Kassensystems durch ein Zertifikat nachweisen muss, dass die Kasse den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Soweit für einzelne Kassen eine solche Zertifizierung nicht möglich ist, müssen die Betreiber sie durch neue Kassensysteme ersetzen.

2. Zukünftig muss der Verkäufer dem Kunden für jede Kasseneinnahme zwingend ein Kassenbelegen aushändigen. Belegausgabepflicht nennt das der Gesetzgeber. Hier gibt es allerdings unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, sich befreien zu lassen.

3. Die Träger haben alle betroffenen Kassensysteme zeitnah dem Finanzamt zu melden: erstmals zum 1. Januar 2020. Dafür wird es ein Formular geben. Auch der Austausch oder der Wegfall einer Kasse ist zu melden.

Träger müssen technische Voraussetzungen prüfen

Schon jetzt ist einiges zu tun. Zunächst muss jedes Unternehmen klären, welche Kassen von den neuen Vorschriften betroffen sind. Dann ist zu prüfen, ob der Umfang der betroffenen Kassen verkleinert werden kann, etwa durch Zusammenlegung der steuerlich relevanten Einnahmen. Als nächstes ist zu klären, ob die vorhandenen Kassensysteme überhaupt technisch in der Lage sind, die gesetzlichen Voraussetzungen zu erfüllen. Soweit dies nicht gesichert ist, sind Neuanschaffungen zu planen. Darüber hinaus ist zu überlegen, ob aus Zumutbarkeitsgründen Erleichterungen beim Finanzamt zu beantragen sind.

Dies könnte dann der Fall sein, wenn in einzelnen Kassen jeweils nur sehr wenige steuerlich relevante Einnahmen pro Jahr anfallen oder wenn in einzelnen Kassen kein Beleg ausgestellt werden kann. Wie die Finanzämter mit solchen Anträgen umgehen, steht heute noch nicht fest. Allerdings ist es sicherlich sinnvoll, mit den Anträgen nicht bis zum Ende 2019 zu warten. Der Erfolg eines solchen Antrags wird maßgeblich von der jeweiligen Begründung abhängen.

Außerdem  müssen die Träger sicherstellen,  dass sie den Finanzämtern fortlaufend Veränderungen melden. Diese Meldungen sollten in einem Unternehmen immer zentral durch eine Stelle erfolgen. Meldewege sind dafür einzurichten.

Schon jetzt sind Kontrollen möglich

Bereits seit Beginn dieses Jahres haben die Finanzämter die Möglichkeit, unangemeldete Nachschau durchzuführen, um zu prüfen, ob die gesetzlichen Vorgaben beachtet werden. Richtig interessant wird die Nachschau sicherlich ab 2020, da die Behörden dann für die Nichtbeachtung der neuen Vorschriften als Ordnungswidrigkeit ansehen und mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro ahnden. Die dem Finanzamt gemeldeten Kassenstandorte dienen dann als Road-Map für die Kassenprüfer.

Doch es gibt auch Möglichkeiten, den Aufwand zu vermeiden. Weiterhin ist niemand gezwungen, ein elektronisches Kassensystem zu benutzen. Auch eine handschriftliche Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in Form einer manuellen Ladenkasse ist unter Beachtung der ‚Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung‘ weiter möglich. Im Einzelfall ist daher zu prüfen, ob man eine bisher mit Registrierkasse geführte Kasse umstellen kann.

Abschließend sollte jeder Verkäufer prüfen, ob er einen höherer Anteil der Kassenbewegungen auch bargeldlos abwickeln kann. Dazu gibt es die Möglichkeit,  elektronische Zahlungssysteme, etwa EC-Terminals, einzurichten

Der Autor

Gerald Siebel leitet als vereidigter Buchprüfer und Steuerberater die gleichnamige Kanzlei in Essen

siebel@kanzlei-siebel.de  

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